Je moet de nieuwe bestuurssamenstelling in ieder geval doorgeven van de Kamer van Koophandel. Ook vaak aan de bank en mogelijke andere partners. Vergeet ook de leden niet.
- Wijzigingen in het verenigingsbestuur
- Kamer van Koophandel
- De bank
- Andere formele partijen
- Vergeet de leden niet
Wijzigingen in het verenigingsbestuur
Als er wijzigingen zijn het verenigingsbestuur moet je die gegevens formeel doorgeven. Je bent daartoe wettelijk verplicht. Het is ook verstandig om te doen. Als de verkeerde bestuurders ingeschreven staan in het Handelsregister kun je later niets meer wijzigen. Tegen die tijd kun je de oude bestuurders namelijk vaak niet meer terugvinden.
Kamer van Koophandel
Als de bestuurswissel een feit is dient dit binnen een week doorgegeven te worden aan de Kamer van Koophandel. Dit gaat door middel van een wijzigingsformulier dat je op de website van het handelsregister kan invullen. Alleen de bestuursleden die zelf aftreden mogen deze wijziging doorgeven. Zij schrijven zichzelf uit en melden hun opvolgers aan.
De bank
Ook bij jouw bank moeten wijzigingen in het bestuur tijdig worden doorgegeven. Dit is vooral belangrijk voor de tekenbevoegdheid, dus bij een penningmeester. Een nieuw bestuurslid is verplicht zich te legitimeren.
Denk bij het doorgeven van de wijzigingen aan:
- Het nieuwe uittreksel van de Kamer van Koophandel (bij sommige banken hoef je dit niet mee te nemen, maar wordt het kosteloos voor je opgevraagd).
- Als er in het uittreksel verwezen wordt naar de statuten dienen deze ook te worden overlegd.
- Indien jouw organisatie niet is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel moeten de statuten getoond worden waaruit de bestuurswissel blijkt.
- Kopieën van de originele documenten.
Andere formele partijen
Het kan goed zijn dat er ook nog andere partijen zijn die zaken doen met de vereniging. Denk aan de gemeente waar jullie subsidie van ontvangen. Of grote sponsoren en andere partijen. Beschouw de bestuurswisseling als een goed moment om de banden even aan te halen. Stel de nieuwe bestuursleden voor en maak opnieuw kennis.
Vergeet de leden niet
Bij de meeste verenigingen is slechts een zeer beperkt deel van de leden actief. Dat wil zeggen dat al die andere leden niet weten dat er een nieuw bestuur is. Zorg dat ook zij op de hoogte zijn. Wijzig de website en zorg dat je bij de volgende nieuwsbrief het nieuwe bestuur voorstelt.