De jaarrekening moet binnen zes maanden na afsluiting van het boekjaar opgesteld. De jaarrekening moet een duidelijk beeld geven van de financiële situatie van de vereniging. De leden moeten de jaarrekening goedkeuren op een jaarvergadering.
- Wettelijke plicht
- Bestuursverslag
- Inhoud van de eenvoudige regelgeving
- De eisen op een rijtje voor de jaarrekening
- Ondertekening jaarrekening
- Grote of ondernemende verenigingen
Wettelijke plicht
Een vereniging is niet verplicht een jaarrekening op te stellen. Dat is anders als de vereniging de ANBI status heeft. In het kader van die fiscale regeling is het verplicht een jaarrekening te publiceren. Ook voor grote verenigingen zijn verplicht een jaarrekening op te stellen.
Bestuursverslag
Onderdeel van de jaarstukken is het bestuursverslag. Bij een vereniging is dat een belangrijk document. De vraag in hoeverre een vereniging aan haar doelen heeft voldaan is slechts beperkt af te leiden uit de cijfers. Het bestuur zal dus in een toelichting moeten aangeven hoe de vereniging heeft gefunctioneerd.
Lees ook: Stappenplan van de jaarvergadering.
Inhoud van de eenvoudige regelgeving
De wettelijke eisen voor verenigingen die onder de eenvoudige regelgeving vallen, vind je in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW).
Verenigingen van Eigenaren zijn een bijzondere soort verenigingen. Voor deze VvE’s geldt tevens boek 5 van het BW.
De echt belangrijke artikelen zijn:
- Artikel 10: het bestuur is verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de vereniging te maken en op papier te stellen.
- Artikel 48: het bestuur moet een bestuursverslag maken en een balans plus staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de ledenvergadering overleggen.
- Elke bestuurder moet deze stukken ondertekenen.
- Tenzij er een controlerend accountant of een raad van commissarissen is aangesteld, onderzoekt een (kas)commissie de jaarrekening.
Voor een goed begrip: bij verenigingen spreekt de wet niet over de ‘jaarrekening’, maar over ‘balans plus staat van baten en lasten met een toelichting’. Dit is hetzelfde als een jaarrekening. In plaats van over een staat van baten en lasten wordt ook vaak gesproken over een ‘resultatenrekening’ of ‘exploitatierekening’.
Een ‘overzicht van ontvangsten en uitgaven’ is géén staat van baten en lasten. Een vereniging die dus wel een overzicht van ontvangsten en uitgaven opstelt, maar geen staat van baten en lasten, voldoet niet aan de wettelijke eisen.
De eisen op een rijtje voor de jaarrekening
De wet stelt in Boek 2 Burgerlijk Wetboek Boek 2 voor ‘kleine’ verenigingen die geen ‘onderneming in stand houden’ maar heel globale en ‘normale’ eisen.
De eisen op een rijtje:
- Er moet een balans worden opgesteld.
- Er moet een staat van baten en lasten worden opgesteld.
- Hierbij hoort een toelichting bij 1 en 2 worden opgesteld.
- Elk bestuurslid van de vereniging moet de stukken ondertekenen
- Dit moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar gebeuren.
- De ledenvergadering kan deze termijn verlengen.
- De jaarrekening van een vereniging moet gecontroleerd worden door een kascommissie (tenzij er een raad van commissarissen of controlerend accountant is aangesteld).
- De kascommissie bij een vereniging moet bestaan uit tenminste twee leden, die geen bestuurslid zijn. De kascommissie wordt jaarlijks benoemd.
Ondertekening jaarrekening
Er zijn nog maar heel weinig verenigingen die aan de vierde eis voldoen: alle bestuurders moeten tekenen. Toch is het echt een harde wettelijke eis dat elk bestuurslid – dus niet alleen de penningmeester – de jaarrekening ondertekent. De wetgever heeft met deze eis willen benadrukken dat de jaarrekening een verantwoordelijkheid is van het hele bestuur. De penningmeester is wel degene die de jaarrekening opstelt. Lees ook: De taken van de penningmeester.
Grote of ondernemende verenigingen
Als jouw vereniging geen onderneming in stand houdt, heb je uitsluitend te maken met de eenvoudige regelgeving. Van het ‘in stand houden van een onderneming’ is sprake als de commerciële activiteit in het handelsregister moet worden ingeschreven. En dat is als er in concurrentie wordt getreden met andere organisaties. Daarbij doelt de wetgever niet op bijvoorbeeld het exploiteren van een sportkantine. En ook niet op de toneelvereniging die dvd’s met de opnamen van het gespeelde toneelstuk verkoopt.
De overkoepelende doelstelling van een vereniging is nooit commercieel. Het gaat hier om commerciële activiteiten binnen het grotere geheel van de vereniging. Bijvoorbeeld de verkoop van boeken door de ANWB.
Als de vereniging wél een onderneming in stand houdt, maar voldoet aan tenminste twee van de volgende criteria, is de eenvoudige regelgeving eveneens van toepassing (BW artikel 396, samengevat). De criteria zijn:
- het balanstotaal van de vereniging is kleiner dan € 6 miljoen;
- de netto-omzet van de onderneming binnen de vereniging is kleiner dan € 12 miljoen;
- het aantal werknemers van de onderneming binnen de vereniging is minder dan 50.
