Zorg dat je zo spoedig mogelijk de beschikking hebt over de hele administratie. Zorg ook voor duidelijke regels vooraf. Onduidelijkheid kan later als excuus voor afwijkend gedrag worden gebruikt.
- Wat te doen?
- Is het fraude?
- Zorg voor duidelijke regels
- Vraag de administratie op
- Civiel recht
- Regel inzicht in de administratie
Wat te doen?
Het is belangrijk om vast te kunnen stellen of er fraude is gepleegd en wat de omvang daarvan is. Als je geld wilt terugvorderen van een frauderende penningmeester, moet je natuurlijk ook weten om welk bedrag het gaat. Als je aangifte wilt doen, kan dat niet op grond van een vaag vermoeden. Hoe completer de aangifte, hoe sneller justitie geneigd is om een onderzoek te starten en tot vervolging over te gaan. Ook als je een civiele procedure wilt starten, moet je kunnen aantonen dát je schade hebt en hoe groot die is.
Is het fraude?
Fraude bewijzen kan lastig zijn, de fraudeur zal vaak ontkennen dat hij fraude heeft gepleegd. Hij zal beweren dat er alleen maar sprake is van administratieve fouten en dat er geen geld weg is. Of hij zal stellen dat hij weliswaar geld van de vereniging heeft gebruikt, maar dat het slechts een kwestie van ‘lenen’ was.
Zorg voor duidelijke regels
Het is dus van belang dat je binnen de vereniging duidelijke regels op schrift hebt gesteld over geld. Zo kan je o.a. in het huishoudelijk reglement of in een bestuursreglement opnemen dat gebruik van het geld van de vereniging voor privédoeleinden niet, en ook niet tijdelijk, is toegestaan. Of dat betalingen aan andere bestuursleden nooit contant gebeuren, maar altijd per bank. Op die manier kan fraude veel eenvoudiger worden bewezen.
Vraag de administratie op
De administratie is meestal nodig om fraude en de omvang daarvan te kunnen aantonen. Natuurlijk probeer je dit in goed overleg met de penningmeester te bewerkstelligen. Indien hij echter niet vrijwillig wil meewerken, zal het bestuur een formeel besluit moeten nemen om hem als penningmeester te schorsen en sommeren om de totale administratie af te geven. Bij een vereniging zal hiervoor, afhankelijk van de statuten, soms een besluit van de algemene vergadering nodig zijn.
Het schorsen en sommeren doe je per aangetekende brief. In deze brief vermeld je ook dat je aangifte zult doen van verduistering van de administratie indien niet vóór een bepaalde datum en tijdstip aan de sommatie is voldaan. In dit stadium is het verstandig om juridisch advies in te winnen, bijvoorbeeld via jouw rechtsbijstandsverzekering.
Civiel recht
Een tweede mogelijkheid om langs juridische weg inzage in de administratie te krijgen is het civiele recht. Het bestuur kan in kort geding bij de kantonrechter vorderen dat de penningmeester bijvoorbeeld binnen een week de gehele administratie overhandigt. Op straffe van een dwangsom van € 250,- voor elke dag dat hij daarmee in verzuim is. Een procedure in kort geding kan in enkele weken doorlopen zijn, afhankelijk van de mate van spoedeisendheid. Voor deze procedure moet je griffierecht betalen. Ook moet je rekening houden met kosten die je maakt voor juridische bijstand, al dan niet gedekt door een rechtsbijstandsverzekering. Vraag de rechter om de andere partij (de penningmeester dus) te veroordelen in de kosten die je gemaakt hebt. Zoals griffierechten, de kosten voor een advocaat, kosten van getuigen, deskundigen en reiskosten.
Regel inzicht in de administratie
Voorbeelden van maatregelen die je kan treffen om altijd inzicht in de administratie te hebben:
- Zorg dat een tweede persoon (een tweede penningmeester of ander bestuurslid) kan ‘meekijken’ in de mutaties op de bank- en spaarrekeningen. Bij internetbankieren kan dat door deze tweede persoon de hiervoor benodigde inlogcodes te geven.
- Maak gebruik van de mogelijkheden die moderne boekhoudpakketten bieden aan bestuursleden en zelfs aan de leden om de gehele boekhouding te raadplegen.
- Zorg voor een regelmatige back-up van de administratie. In ieder geval moet in het bestuur worden afgesproken dat de penningmeester aan het eind van het jaar een kopie van het digitale deel van de administratie aan een ander bestuurslid of bijvoorbeeld aan de kascommissie ter bewaring geeft. Nog verstandiger is om dit vaker dan eenmaal per jaar te doen (bijvoorbeeld elk kwartaal), zodat ook in geval van brand of inbraak niet de hele administratie is verdwenen.
- Beperk het contante geldverkeer of schaf het af. Maak de keuze dat betalingen vanuit en naar de vereniging uitsluitend per bank geschieden. Op die manier is er altijd zicht op de uitgaande geldstroom. Al was het maar door in geval van nood een kopie van de bankadministratie op te vragen bij de bank.
Meer informatie over en voor kascommissies vind je in De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen. Zie www.kascommissiegids.nl.
