In een bestuursverslag legt het bestuur uit wat ze in het afgelopen jaar heeft gedaan. Van het bestuursverslag kan ook de jaarrekening onderdeel uitmaken. Een bestuursverslag noemde men vroeger een jaarverslag.
- Wat is een bestuursverslag
- Jaarverslag
- Inhoud bestuursverslag
- Het bestuursverslag
- De jaarrekening
- Verklaring accountant of kascontrolecommissie
- Wat kan er nog meer in het bestuursverslag
- Punten ter overweging bij het bestuursverslag
Wat is een bestuursverslag
In een bestuursverslag legt het verenigingsbestuur verantwoording af over het beleid dat in het betreffende jaar is gevoerd. Het bevat een profiel van de organisatie, een visie van het bestuur en cijfers die betrekking hebben op de organisatie.
Het financiële deel van een bestuursverslag noem je de ‘jaarrekening’. Een bestuursverslag van een vereniging is bestemd voor leden en donateurs. Je kan het ook ter beschikking stellen van de gemeente (subsidie), adverteerders, sponsors, subsidiegevers en andere belangstellenden.
Het bestuursverslag inclusief de jaarrekening moet verplicht op de agenda van de Algemene Vergadering. Die vergadering noem je de jaarvergadering. De vergadering moet instemmen met de stukken.
Het is gebruikelijk om het bestuursverslag te publiceren op de website van de vereniging.
Jaarverslag
Vroeger noemde we het bestuursverslag een jaarverslag. Dat gaf soms wat verwarring met de jaarrekening. Je kan nog wel spreken van de jaarstukken, waarmee je dan alle documenten van de jaarvergadering bedoelt.
Inhoud bestuursverslag
Het bestuur schrijft een inhoudelijk verslag over:
- de gebeurtenissen in de afgelopen periode;
- de positie van de vereniging aan het einde van de verslagperiode;
- een visie van het bestuur op de nabije toekomst.
Dan is er een financieel deel. Dit omvat in ieder geval:
- de balans (schulden en bezittingen);
- een toelichting op de balans;
- de winst- en verliesrekening;
- toelichting op de winst- en verliesrekening;
- eventueel Staat van Herkomst en Besteding van Middelen (SHBM).
Ten derde kan dit verslag de bevindingen van de kascontrolecommissie bevatten.
Het bestuursverslag
In het verslag van het bestuur beschrijf je de gang van zaken binnen de organisatie in de afgelopen periode. Ook geef je daarin aan in welke positie de organisatie zich aan het einde van het jaar bevindt. Oftewel, wat is er allemaal gebeurd en hoe staan we ervoor?
Daarnaast schetst het bestuur een beeld van de te verwachten ontwikkelingen: de visie van het bestuur.
Wees eerlijk en reëel. Verval niet in koffiedik kijken, schat positieve ontwikkelingen voorzichtig in en stel negatieve ontwikkelingen niet te rooskleurig voor.
De jaarrekening
De jaarrekening is zonder twijfel het belangrijkste onderdeel van het bestuursverslag. Het is de taak van de penningmeester om deze te maken. Per post worden de cijfers van het afgelopen jaar gepresenteerd, liefst met vergelijkingsmogelijkheden met de jaren daarvoor.
De jaarrekening bevat ook de begroting voor het jaar dat komen gaat.
Verklaring accountant of kascontrolecommissie
De jaarrekening moet altijd gecontroleerd worden. Een Algemene Vergadering kan zelf niet tijdens of vooraf aan de vergadering, beoordelen of er sprake is van een getrouw beeld. Zeker niet op basis van de door het bestuur verstrekte informatie.
De controle kan plaatsvinden door middel van een erkende accountantsverklaring. Is deze verklaring niet aanwezig dan is het wettelijk verplicht om een kascommissie in te stellen. Dit is geregeld in Artikel 48 Burgerlijk Wetboek Boek 2
De kascommissie stelt een onderzoek naar de jaarrekening in en krijgt toegang tot alle informatie. De commissie wordt jaarlijks door de Algemene Vergadering benoemd en moet uit minstens twee (niet-bestuurs)leden bestaan. Zij mogen zich bij laten staan door een externe deskundige die betaald wordt door de vereniging.
Wat kan er nog meer in het bestuursverslag
In principe kan je uit de volgende punten er enkele overnemen.
- Titel en naam van de organisatie.
- Inhoudsopgave.
- Voorwoord van de voorzitter.
- Koppen en tussenkoppen en kantlijnwoorden die de onderwerpen verdelen.
- Illustraties waaronder diagrammen, schema’s en tabellen. Deze bevatten een bijschrift.
- De dagtekening geeft aan op welke datum het jaarverslag is vastgesteld.
- De ondertekening laat zien wie verantwoordelijk is voor het jaarverslag.
- Het colofon bevat informatie over uitgever, drukker, fotograaf, vormgever en tekstschrijver.
Punten ter overweging bij het bestuursverslag
- Een jaarverslag is een visitekaartje van de organisatie. Stel iemand aan binnen de vereniging die weet hoe hij alle partijen kan stimuleren om input te leveren.
- Het schrijven van een jaarverslag voor een kleine organisatie neemt al gauw weken in beslag. Begin op tijd!
- Een jaarverslag hoeft geen dik boekwerk te zijn. Een kleine organisatie kan ook met enkele pagina’s volstaan.
- Een jaarverslag is een prima manier om uw belangrijkste doelgroepen te vertellen wat jullie de komende tijd van plan zijn. Gebruik ongeveer zestig procent van het verslag om naar de toekomst te kijken en veertig procent om terug te kijken.
- Maak het verslag onderscheidend in vormgeving of opzet.
- Geef de vereniging een gezicht door het afbeelden van foto’s van mensen en medewerkers en door leden aan het woord te laten.