Wat is een huishoudelijk reglement en wat moet erin staan?

• Het huishoudelijk reglement
• Wat staat erin?
• Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
• Bestuursbesluiten
• Vergaderingen
• Communicatie
• Donaties
• Royement
• Slotbepalingen
• Model huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement

In de statuten zet je alles wat (voor zover je op dat moment kunt bepalen) minstens vijf jaar zal blijven gelden. Alle overige zaken die je wilt vastleggen, zet je in het huishoudelijk reglement. Dit zijn dus afspraken, regels en richtlijnen die mogelijkerwijs op korte of middellange termijn kunnen wijzigen. Zouden die in de statuten staan, dan moet je voor elke wijziging langs de notaris. Dat werkt vertragend en kost geld. Voor een vereniging geldt dit alleen indien deze is opgericht bij notariële akte. Dus niet bij een informele vereniging.

Wat staat erin?

Wat moet er in het huishoudelijk reglement komen te staan?

• Het is (een nadere detaillering van en) een aanvulling op de statuten. Hier komt dus niet hetzelfde in te staan, maar een aanvulling op de bepalingen die in de statuten staan.
• Kan behalve afspraken, regels en richtlijnen ook de taken en bevoegdheden van bestuursleden bevatten. Ook procedures en werkwijzen kunnen in het huishoudelijk reglement worden vastgelegd, of er kan naar beschrijvingen hiervan worden verwezen. Leg je ze vast in het huishoudelijk reglement dan is wijziging alleen mogelijk door een bestuursbesluit.
• Mag niet in tegenspraak zijn met de statuten. Waar dit toch het geval is, hebben de statuten voorrang boven het huishoudelijk reglement.
• Het kan worden gewijzigd in een bestuursvergadering of in de jaarvergadering. Het is gebruikelijk dat het eerste huishoudelijk reglement wordt goedgekeurd met een gewone meerderheid van stemmen. In het huishoudelijk reglement wordt vastgelegd hoe het reglement gewijzigd kan worden (gewone (enkelvoudige) meerderheid, twee derde meerderheid, alleen bij unanimiteit).
• Daarnaast is het huishoudelijk reglement openbaar en door belangstellenden (zoals donateurs) op te vragen.

Tip Het is verstandig het huishoudelijk reglement jaarlijks tegen het licht te houden. Doe je dit één maand voor de jaarvergadering, dan is er voldoende tijd om eventuele aanpassingen voor te bereiden en het reglement in de jaarvergadering goed te keuren.

Welke indeling je kiest, hangt onder andere af van de vraag of jouw vereniging het CBF-keurmerk heeft of nastreeft. In dat geval kies je een indeling die aansluit bij de CBF-eisen:

• Bestuur
• Beleid
• Fondsenwerving
• Besteding van middelen
• Verantwoording

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

In deze sectie van het huishoudelijk reglement wordt aangegeven wat er van het bestuur als geheel wordt verwacht en wat de bevoegdheden van het bestuur zijn. Bovendien is diezelfde informatie ook per bestuursfunctie vastgelegd.

Lees ook: Bestuurlijke taken en verantwoordelijkheden.

Bestuursbesluiten

Het bestuur moet besluiten nemen en uitvoeren. Hoe komt een besluit tot stand? Wie mag welke besluiten nemen (en wie niet)? Wanneer is een besluit geldig en wanneer niet? Dat kan je in het huishoudelijk reglement opnemen.

Vergaderingen

In de statuten is doorgaans verplicht gesteld dat het bestuur minimaal eens per jaar een (jaar)vergadering houdt. Dat is in de meeste gevallen niet voldoende om de doelen van de vereniging binnen afzienbare termijn geheel of gedeeltelijk te realiseren. Hoe vaak per jaar zal het bestuur in de regel vergaderen? Hoe wordt de agenda vastgesteld? Wie roept de vergaderingen bijeen? Kunnen er extra vergaderingen worden georganiseerd? Zo ja, wie kan hiertoe het initiatief nemen?

Communicatie

Natuurlijk hoef je niet op de borst te kloppen om wat jij en jouw medebestuursleden doen. Maar je moet de communicatie en de media ook niet schuwen. Donateurs haken af als ze niets van jou horen. Sponsoren en subsidieverstrekkers haken af als jouw vereniging niet voldoende bekendheid heeft. Maak afspraken over de manier waarop je investeert in contacten met kranten, radio, tv, over het plaatsen van advertenties, het voeren van campagnes, het maken van promotiefilms en presentaties, en over e-mail, websites, newsfeeds en andere vormen van communicatie.

Donaties

Wie accepteert donaties? Accepteer je goederen, of alleen geld? Via welk kanaal wordt gedoneerd: alleen door storting op de bankrekening, of ook in contanten? En tot welk bedrag mag wie een donatie accepteren? Wat is de zeggenschap van een donateur over zijn of haar donatie?

Royement

Geen leuk onderwerp, maar het moet aan de orde komen. Wat zijn de consequenties als iemand zijn boekje te buiten gaat? Lees ook: Wat kan ik doen als een lid zich misdraagt?

Slotbepalingen

Een van de standaardbepalingen in het huishoudelijk reglement is: “In alle gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter”. Een andere bepaling is hoe belangstellenden een exemplaar van het huishoudelijk reglement kunnen ontvangen. Voorafgaand daaraan kan je alle afspraken vastleggen die zich in geen van de hiervoor genoemde categorieën laten vangen.

Model huishoudelijk reglement

Hieronder vind je een model van het huishoudelijk reglement. Dit model voldoet aan de huidige wet- en regelgeving. Waaronder de bepalingen over een tegenstrijdig belang binnen de vereniging.