Wat je een sponsor te bieden hebt verschilt per vereniging. In ieder geval is dat aandacht en publiciteit die gelijk oploopt met de aandacht voor jouw vereniging. Mogelijk zijn er nog andere voordelen voor een sponsor.
Wat kan ik een sponsor bieden
Je hebt voor jouw team kleding nodig en laat dit door de plaatselijke sportwinkel sponsoren. In ruil hiervoor staat het logo van de winkel afgebeeld op de kleding. Of een sponsor levert de prijzen voor jouw toernooi in ruil voor een spandoek aan de rand van het speelveld.
Belangrijk bij sponsoring is dat je op papier zet wat je de sponsor kunt aanbieden, bijvoorbeeld:
- Advertentieruimte in jouw clubblad;
- Advertenties / banner op de website;
- Ruimte op poster / flyer met aankondiging van een evenement of toernooi;
- Reclame rondom het sportveld, evenemententerrein of kantine;
- Een afbeelding op de shirt, trainingspakken, et cetera.
Geef deze informatie ook een duidelijke plek op de website. Potentiële sponsors kunnen dan snel vinden wat ze uit de samenwerking met jou kunnen halen.
Sponsors behouden
Een sponsordeal voor één jaar is ‘waardeloos’. Partijen hebben wat aan elkaar gesnuffeld, wat geld of andere prestaties heen en weer geschoven en that’s it. Er is geen tijd geweest om echt waarde aan elkaar toe te voegen, geen tijd voor ‘communicatie door associatie’. Na een jaar ben je een bron van inkomsten kwijt en moet weer op zoek naar een nieuwe sponsor (tijd, energie, frustratie). En de sponsor ‘winkelt’ ook weer verder. Op zoek naar een partij waarmee het wel langdurig klikt. Daarom: enkele tips die helpen om sponsors langer aan boord te houden.
- Wijs één persoon aan als vast en enig aanspreekpunt voor de sponsor. Het concept van de ‘accountmanager’ spreekt het bedrijfsleven aan, hij of zij zorgt voor een goede band.
- Dring aan op evaluaties. Van de sponsor hoeft het meestal niet, maar overtuig hen toch van het belang om eens per kwartaal of half jaar bij te praten. Verzamel ‘goed nieuws’ voor de sponsor. Een aankoop van een lid bij de sponsor, een krantenfoto waarbij sponsorreclame zichtbaar is, et cetera. En biedt ruimte voor klachten of suggesties.
- Maak korte verslagen van ieder contact met de sponsor. Zo leer je hem en zijn communicatiewensen beter kennen. Kennis die waardevol kan zijn op het moment dat contractverlenging aan de orde komt.
- Wees slim met contracttermijnen. Ga met grote sponsors contracten van minstens drie tot vijf jaar aan. Laat contracten van verschillende hoofdsponsors nooit in hetzelfde jaar aflopen. Heb je afgesproken dat een contract steeds stilzwijgend wordt verlengd, tenzij tijdig wordt opgezegd. Plan dan geen evaluatie vlak voor het einde van de opzegtermijn.
- Doe tijdens de sponsorperiode eens wat extra’s (een bedankje rond de kerstdagen). Of houd bewust een opvallende tegenprestatie als troef achter de hand en verras de sponsor daarmee op een goed gekozen moment.
Bij ‘echte’ sponsoring worden gelijkwaardige prestaties over en weer geleverd. Toch voelen veel sponsors dat niet zo. Zij zijn de ‘gulle gever’, vinden zij … Ook al is dat soms niet terecht. Speel toch handig in op die emotie. Geef sponsors het gevoel dat ze echt bij de vereniging horen en toon af en toe met woorden en daden hoe blij je bent met de sponsoring!
Lees ook: alles over de sponsorcommissie.
Tegenprestaties
Een advertentie met de sponsornaam op de website, op kleding, op reclameborden… Natuurlijk bied je deze tegenprestaties aan, toch zal je jouw (potentiële) sponsor daar niet altijd warm van worden: ‘Zo’n aanbod krijgen wij van iedere club in de buurt.’ En ‘warmte’ is juist bij goede sponsoring zo belangrijk. Twee partijen die voelen dat ze echt wat met elkaar hebben.
Denk daarom eens aan het volgende tijdens een brainstorm met medebestuurders over aan te bieden tegenprestaties:
- Hoe kan de sponsor via ons een dialoog aangaan met onze achterban?
- Kunnen wij iets doen waardoor de sponsor direct handel heeft?
- Hebben wij iets waarmee de sponsor echt indruk kan maken op haar doelgroepen?
- Kunnen wij wat bedenken waarmee onze sponsor zeker de krant haalt?
Vijf voorbeelden:
- Laat sponsors een kraampje inrichten bij een evenement, waar ze ook prijzen of kortingsbonnen uitdelen. Zo krijgt men zeker extra klanten over de vloer.
- Laat sponsors een unieke aanbieding (‘alleen voor onze leden’) communiceren via een brief bij het clubblad. Een rentekorting bij hypotheken, korting op verzekeringen, auto’s, et cetera.
- Bij sportclubs: stel voor om een goed doel te communiceren via shirtreclame, in plaats van de bedrijfsnaam. Leden, supporters, personeel, klanten, iedereen zal daar over blijven praten. Het kan zorgen voor een enorme imageboost voor de sponsor.
- Laat leden ‘kunstwerken’ maken voor aan de muur bij de sponsor: tekeningen, foto’s, et cetera.
- Breng originele sponsoruitingen aan. Bekende succesverhalen:– een kalender met bijzondere foto’s van leden of activiteiten;
– kleedkamers, zalen, e.d. vernoemen naar sponsors;
– uitingen in lichtmasten of op plekken waar veel ‘loop’ is
Ga met een clubje mondige mensen op een avond bij elkaar zitten, pak er een biertje of wijntje bij, en na een paar uur heb je een lijst met opties waarmee je sponsors blijft verrassen!
Concurrentie bij sponsorwerving
Het kan gebeuren dat meerdere verenigingen een sponsoring vragen bij hetzelfde bedrijf. Zorg dat jouw voorstel beter is dan van de concurrent. Sluit aan bij het sponsorbeleid van de sponsor. Zorg voor een duidelijk aanbod.
- Bel een bedrijf eerst en informeer naar de bovengenoemde beleid- en budgetkwestie. Verspil geen tijd aan kansloze missies!
- Geef niet het gevoel dat je ‘jouw hand ophoudt’. Ga op de stoel van de beoordelaar zitten als je een sponsorbrief schrijft. Geef hem redenen om zaken met jou te willen doen. Verdiep je in het bedrijf en speur naar overeenkomsten met jouw vereniging.
- Wie zijn de klanten, personeel, leveranciers, etc. van het bedrijf? Zien die jouw sponsoruitingen?
- Stem jouw voorstel af op iets speciaals: een lustrum, de opening van een nieuw bedrijfspand, etc.
- Leer van jouw concurrenten en van sponsorbeleid. Speur op internet naar sponsorpakketten en bestudeer verwijzingen op overzichtssites.
- Breng jouw concurrenten op de (lokale) sponsormarkt in kaart. Zorg dat je iets beters te bieden hebt.
In één A4-tje overtuig je een bedrijf er zo van dat je je specifiek richt op samenwerking met hen. Vervolgens moet ook jouw kant van het verhaal opvallen. Waarom ben je een betere partner dan jouw concurrenten? Omdat je professionaliteit uitstraalt en echt toegevoegde waarde biedt. Laat dat blijken uit een bijlage met jouw voorstel / de sponsorpakketten, omlijst met aanvullende informatie. Daarmee communiceer je helder en onderscheidend wie je bent en wat je te bieden hebt.
Het zal even flink aanpoten zijn om al dit voorwerk goed te doen. Maar met de juiste mensen (commercieel, drive en hart voor de club) lukt het en de beloning is groot. Jouw concurrenten krijgen het nakijken in de strijd om sponsors en jouw organisatie zal nog jarenlang plezier en gemak hebben van jouw inspanningen.
Sponsorovereenkomst
Een sponsorcontract regelt de verhouding tussen jouw vereniging en de sponsor. De overeenkomst is te gebruiken voor de sponsoring van een vereniging of een evenement. Regelt wat de sponsor kan verwachten en wat de eventuele tegenprestatie is. Zonder sponsorcontract loop je forse risico’s.