Je moet in een vereniging de functies goed scheiden. Daardoor heeft één persoon niet de mogelijkheid om te frauderen. Zorg dat betalingen altijd gecontroleerd worden door een andere persoon.
- Wat is functiescheiding?
- Goede betalingsorganisatie
- Betalingsherinneringen
- Keuzes maken (en de gevolgen daarvan)
Wat is functiescheiding?
De essentie van functiescheiding is dat niet alle activiteiten met een financieel of administratief karakter door één of enkele personen (kunnen) worden gedaan. Van een goede functiescheiding gaat een preventieve werking uit. Fouten worden voorkomen en eerder ontdekt doordat er meer mensen bij een transactie betrokken zijn.
Als één persoon binnen de vereniging meerdere functies uitoefent, is de kans groter is dat fouten en fraude niet (of pas heel laat) worden ontdekt. In de praktijk zien we dat ook gebeuren. De controles bij verenigingen zijn helaas vaak toch al erg mager. Maar zodra een bestuurslid een dubbelfunctie heeft, is de controle nog minder en is de verleiding nog groter om misbruik van de gelegenheid te maken.
Goede betalingsorganisatie
Hoe kan een goede betalingsorganisatie binnen een vereniging er uitzien?
- Je laat de facturen niet naar de penningmeester sturen, maar naar een ander bestuurslid. Dat kan de tweede penningmeester zijn of elk willekeurig bestuurslid.
- De penningmeester mag alleen facturen betalen die zijn geautoriseerd door een ander bestuurslid (handtekening op factuur).
- De penningmeester controleert de geautoriseerde facturen. Is de aanschaf bestemd voor de vereniging? Zijn de prijzen in overeenstemming met de afspraken? Is de factuur rekenkundig juist? Hij/zij betaalt de facturen per bank en verwerkt de betaling in de verenigingsadministratie.
- Periodiek (bijv. bij elke bestuursvergadering) controleert iemand uit het bestuur (dat kan weer de tweede penningmeester zijn) alle betalingen aan de hand van de bankafschriften. Of nog beter: de tweede penningmeester heeft bij internetbankieren ook toegang tot de rekening en controleert periodiek de betalingen. Hierbij is met name van belang te kijken naar de bij de overboeking vermelde naam van degene die geld ontvangt.
- Tenminste jaarlijks controleert de kascommissie de betalingen aan de hand van de originele facturen. Daarbij gebruikt de kascommissie een deugdelijke checklist factuurcontrole. Een kascommissie die geen checklist gebruikt, ziet zeer waarschijnlijk essentiële controles over het hoofd!
De kascommissie gaat bij de jaarlijkse controle ook na of alle betrokkenen de afgesproken regels van de betalingsorganisatie hebben nageleefd. Als dat zo is, kan de kascommissie bijvoorbeeld besluiten om niet alle facturen te controleren, maar een steekproef te nemen.
Een goede functiescheiding kan niet alleen fraude door bestuursleden tegengaan, maar ook andere fraude en natuurlijk gewone fouten. Zo kan je van tijd tot tijd in de media lezen over oplichters die op facturen lijkende advertentiecontracten aanbieden. Of jouw vereniging ontvangt een factuur voor een niet geleverde dienst.
Als zo’n ‘spookfactuur’ alleen door de handen van de penningmeester gaat, is de kans groter dat hij in een moment van verminderde alertheid tot betalen overgaat dan wanneer de spookfactuur eerst nog door een ander bestuurslid moet worden goedgekeurd.
Betalingsherinneringen
Doordat het factuuradres van jouw vereniging niet meer het adres van de penningmeester is, zullen betalingsherinneringen niet meer naar de penningmeester worden gestuurd. Daardoor heb je een automatische controle op het functioneren van de penningmeester. Als hij achterstallig is met zijn betalingen merk je dat direct doordat leveranciers betalingsherinneringen en aanmaningen gaan sturen. In die gevallen kan je nagaan of die achterstand is ontstaan door bijvoorbeeld ziekte van de penningmeester of bijvoorbeeld doordat de penningmeester privé-uitgaven heeft gedaan en daardoor geen geld meer heeft om de rekeningen van de vereniging te voldoen.
Keuzes maken (en de gevolgen daarvan)
Je ziet: een degelijke betalingsorganisatie is helemaal niet zo moeilijk. Het is wel een kwestie van keuzes maken. Je kan er ook voor kiezen om helemaal geen functiescheiding te hebben. Want functiescheiding is wat lastiger dan gewoon alle bevoegdheden in handen van uw penningmeester leggen.
Meer informatie over en voor kascommissies vind je in De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen. Zie www.kascommissiegids.nl.
