Kunnen wij als verenigingsbestuur de vergadering per e-mail oproepen?
Ja, dat kan. Er zijn echter wel een aantal voorwaarden aan verbonden.
Let op, oproepen is iets ander dan bijeenroepen.
Vergadering per e-mail oproepen
De manier van oproeping van de algemene vergadering door het bestuur kan in de statuten zijn geregeld. Het uitgangspunt is dat de leden per post worden opgeroepen. Dat is in deze tijd niet altijd praktisch.
De voorwaarden voor het oproepen zijn:
- De statuten hebben de mogelijkheid tot oproeping per e-mail niet uitgesloten;
- Het e-mailbericht moet leesbaar en reproduceerbaar zijn;
- De e-mail moet zijn verstuurd naar het e-mailadres van het lid dat hij daarvoor heeft opgegeven;
- Het lid dat via e-mail wordt opgeroepen moet ook uitdrukkelijk hebben ingestemd met die manier van oproeping. Dat kan bijvoorbeeld door het lid op een formulier aan te laten geven dat hij via e-mail wil worden opgeroepen. Als hij daarmee niet heeft ingestemd dan moet hij op de normale manier worden opgeroepen.
Je kan de oproeping in de e-mail zelf of in de bijlage van de e-mail opnemen.
Oproepen of bijeenroepen
Oproepen moet niet worden verward met bijeenroepen. Met bijeenroepen wordt bedoeld het besluit van het bestuur om de algemene vergadering te houden. Het oproepen van de leden is het daadwerkelijk uitnodigen van de leden tot de vergadering.