Iedere vereniging vergadert. Een goede voorbereiding en vergaderorde zijn bepalend voor succesvol vergaderen.
Vergaderen
Iedere vereniging moet vergaderen. Maar hoe gaat dat in zijn werk? Wij leggen het je hier uit! Hieronder zie je een kort stappenplan. Deze stappen worden vervolgens uitgebreid besproken.
Stappenplan vergaderen
- Voorbereiden
Zorg voor een goede voorbereiding, bijvoorbeeld met een jaarplan van onderwerpen voor alle vergaderingen. Bereid ieder onderwerp voor.
- Locatie
Bedenk waar de vergaderingen gaan plaatsvinden. Leg deze locaties vast, bij voorkeur voor een jaar.
- Uitnodigen
Zorg dat de uitnodigingen volgens de regels van de vereniging zijn verzonden. Een goede uitnodiging bevat in ieder geval de agenda, geeft aan waarom mensen mee kunnen praten en natuurlijk de tijd en locatie.
- Vergaderorde
De vergadering is gebaat bij een duidelijke vergaderorde, een agenda, een voorzitter en duidelijke besluitvorming.
- Besluiten
Leg alle besluiten van de vergadering goed vast, bij voorkeur in notulen.
Voorbereiding
Zoals met veel zaken in het leven: succes staat of valt met een goede voorbereiding. Een vergadering voorbereiden doe je vanuit het bestuur. Je bepaalt welke onderwerpen er op de agenda moeten komen. Wie bereidt die onderwerpen dan voor? Heel belangrijk, waarom staat dat punt op de agenda?
De agenda van een vereniging wordt door het jaar heen deels bepaald door vaste onderwerpen. Het vaststellen van de begroting, het vaststellen van de jaarstukken, het kiezen van de bestuursleden. Zorg ervoor dat deze onderwerpen aan het begin van het jaar vast staan in een schema.
Verplichte onderwerpen. De punten waarvoor de statuten voorschrijven van de algemene vergadering deze moet besluiten.
Beleid. Iedere vereniging heeft een beleid, al dan niet vastgelegd in een beleidsplan. De vergadering kan hierover meepraten en ook meebeslissen.
Ter kennisname. Een reeks meldingen en punten vanuit het bestuur of van anderen.
Oproep
De manier waarop het bestuur moet oproepen om te vergaderen staat in de statuten en het huishoudelijk reglement. Het is van groot belang om deze regels goed te volgen. Het niet volgen van de juiste manier van bijeenroepen kan leiden tot ongeldige besluiten.
Belangrijke zaken zijn, de termijn waarvoor je oproept. Meestal kan een oproep per mail. Staan er formele zaken op de agenda, zoals het wijzigen van statuten, dan ben je verplicht dat ook duidelijk aan te geven in de oproep.
Vergeet niet bij iedere vergadering duidelijk aan te geven, op welk tijdstip en welke plaats de vergadering zal zijn.
Een oproep tot vergadering vermeld in ieder geval de agenda, de agendapunten en de wijze waarop de leden informatie kunnen ontvangen/vinden. Neem bij voorkeur ook op wat het doel van een agendapunt is (zie hiervoor).
Neem in de notulen altijd aan het begin op dat de vergadering bijeen is geroepen volgens de regels die gelden binnen de vereniging. Op die manier kan daar later geen discussie over ontstaan.
Vergaderorde
Een vergadering begint met het vaststellen van de agenda. Ieder lid heeft het recht om een agendapunt in te brengen. De zogenaamde “punten van orde” gaan voor op de rest van de vergadering. De voorzitter brengt deze in stemming, eventueel nadat er ruimte is geweest voor een korte toelichting.
Daarna stelt de vergadering de notulen van de vorige vergadering vast.
De inhoud van een vergadering is altijd anders. De afsluiting is gebruikelijk met een korte ronde waarin mensen iets kunnen melden of vragen de zogenaamde “rondvraag”.
Voorzitter
Het is gebruikelijk dat de voorzitter van de vereniging de vergadering voorzit. Dat behoort tot de taken van de voorzitter. Het is absoluut niet verplicht! Als de voorzitter partij is bij een bepaald onderwerp kan iemand anders dat punt voorzitten. Ook bij de verkiezing van het bestuur en soms bij de jaarvergadering is een externe of andere voorzitter een goede optie.
Zijn er hoogoplopende conflicten binnen de vereniging, dan is een externe en soms zelfs professionele voorzitter aan te raden.
Notulen en besluiten
De vergadering neemt besluiten. Dat hoeft niet altijd met een formele stemming. Hoewel als een aanwezige daarom vraagt, dan is het een punt van orde. Waarop dus eerst daarover een besluit genomen moet worden.
Besluiten komen in een besluitenlijst of in notulen. Op die manier staat vast wat de vergadering heeft besloten.