Vrijwilligers in de vereniging schieten kosten voor. Die kosten willen ze declareren bij de vereniging. Dat kan informeel door het bonnetje te geven. Je kunt het beter goed regelen met een formulier. Zo is de kans op onrechtmatig gedrag en fraude minder.
Makkelijk declareren
De eenvoudigste manier om te declareren is de penningmeester het bonnetje te geven en het geld contant te innen. Wanneer je de penningmeester niet zo vaak ziet, er weinig geld in de kas zit of wanneer je erg veel geld terug moet krijgen, kun je een officiële declaratie op papier indienen.
Hiervoor gebruik je een declaratieformulier. Soms zit een dergelijk formulier in de software van de vereniging. Dan is er een online mogelijkheid om te delcareren.
Voor de penningmeester is dit een prettige manier van werken. Hij betaalt de declaratie op dezelfde manier als een rekening. De declaratie zelf gaat als bewijsstuk in de map met rekeningen.
NB. Sommige verenigingen hebben helemaal geen kas. Alle contante uitgaven worden voorgeschoten en achteraf gedeclareerd.
De juridische kant
Juridisch gezien is een declaratie een eenzijdige rechtshandeling. De declaratie moet voorzien zijn van een plaats en datum en van de handtekening van degene die de declaratie indient.
In de declaratie verklaar je kosten te hebben gemaakt en verzoek je om vergoeding van die kosten. Wanneer het gaat om rechtmatige uitgaven is de penningmeester verplicht deze voor rekening van de organisatie te nemen.
Kosten waar je geen bonnetje van kan overleggen, kun je niet aantonen. Denk daarbij aan kosten van telefoontjes, postzegels (waarvan je geen bon hebt) of OV-chipkaart. Je verklaart echter deze kosten gemaakt te hebben. Zolang het aannemelijk klinkt, zal de penningmeester ze ook vergoeden.
Declaratieformulier
Een model declaratieformulier om (on)kosten te declareren bij jouw organisatie. Voor iedere vereniging is dit een geschikt model. Zorg dat ook jouw declaratie fiscaal en boekhoudkundig perfect verloopt.
Declaratieregeling vereniging
Vrijwilligers kunnen meestal de door hen gemaakte kosten declareren. Dan is het verstandig als je een regeling maakt hoe je wilt dat die declaraties worden gedaan. Ook kan je regelen welke declaraties zijn toegestaan en welke kosten vooraf goedgekeurd moeten zijn. Een declaratieregeling mag niet ontbreken in een goed georganiseerde organisatie met vrijwilligers.
