Natuurlijk is het mogelijk dat een vereniging tijdelijk een bestuur heeft. Ook kan iemand tijdelijk een functie hebben in een bestuur. Je moet dat wel goed regelen om aansprakelijkheid te voorkomen.
- Tussentijds aftreden
- Tijdelijke vervanging bestuurslid binnen het bestuur
- Tijdelijke vervanging bestuurslid van buiten
- Permanente vervanging bestuurslid
- Vervanging complete bestuur
Tussentijds aftreden
Een bestuurslid kan tussentijds aftreden. In geval van een crisis in de vereniging kan zelfs het complete bestuur aftreden. In die gevallen moet er een tijdelijk bestuur komen.
Het is enorm belangrijk om juist in een crisissituatie correct te handelen. Door niet juist te handelen kan een ruzie zich verergeren. In het ergste geval handel je buiten de bevoegdheden en dat kan persoonlijke aansprakelijkheid opleveren.
Hoe werkt dat instellen van een tijdelijke bestuur dan?
Er bestaat geen wet die bestuursleden kan dwingen om bestuurslid te blijven. Soms hebben verenigingen een bestuurdersovereenkomst met de bestuursleden. Maar ook dan kan er sprake zijn van een reden om tussentijds af te treden. Denk aan:
- zwaarwegende persoonlijke omstandigheden van een bestuurslid;
- een vertrouwensbreuk binnen het verenigingsbestuur;
- een vertrouwensbreuk met de algemene vergadering;
- ziekte of overlijden van een bestuurslid.
Tijdelijke vervanging bestuurslid binnen het bestuur
Een bestuurslid is tijdens zijn/haar bestuursperiode langere tijd afwezig, bijvoorbeeld door ziekte of verblijf in het buitenland. Je kunt iemand vervangen binnen het bestuur. Dit doet het bestuur met een bestuursbesluit.
Aangezien de functies onderling uitwisselbaar zijn is een mededeling aan de algemene vergadering voldoende. Zo kan een gewoon bestuurslid tijdelijk de secretaris vervangen. Het behoort tot de bevoegdheden van het bestuur om de interne werkzaamheden naar eigen inzicht te verdelen.
Tijdelijke vervanging bestuurslid van buiten
Het bestuur kan ook iemand van buiten het bestuur vragen om het bestuurslid te vervangen. Dat moet dan wel minimaal een lid van de vereniging zijn, tenzij de statuten toestaan dat je iemand van buiten de vereniging in het bestuur kunt hebben. Dat laatste is zelden het geval.
Formeel moet dit als volgt in zijn werk gaan:
- een besluit van het bestuur, om jou tijdelijk aan te wijzen als bestuurslid;
- zo spoedig mogelijk een besluit van de ledenvergadering om dit besluit te bekrachtigen;
- een besluit van bestuur/vergadering over wat zij vinden van hoe het oude bestuurslid zijn zaken heeft achtergelaten. Krijgt het afgetreden bestuurslid decharge (dat is goedkeuring achteraf over het gevoerde beleid).
Het belang van deze formele benadering is ook dat je dan bij de Kamer van Koophandel de inschrijving kunt wijzigen (dat kunnen jullie zelf gratis). Dat is dan weer nodig om bijvoorbeeld bij de bank aangemeld te kunnen worden om te handelen.
Permanente vervanging bestuurslid
Hiervoor kan de vereniging het beste een nieuwe bestuursbenoeming in gang zetten. Dus zoals iedere bestuursfunctie wordt vervuld. Een oproep onder de leden voor kandidaten en eventueel een verkiezing.
Het is natuurlijk goed mogelijk om de permanente vervanging vooraf te laten gaan door een tijdelijke vervanging.
Vervanging complete bestuur
Het komt voor dat een compleet bestuur aftreedt, of dat het bestuur naar huis wordt gestuurd. Wat nu?
De algemene vergadering moet zo snel mogelijk een besluit nemen om nieuwe bestuurders aan te wijzen. Dit tijdelijk bestuur kan ook al eerder aan de slag, maar formeel zijn zij geen bestuurder, totdat de algemene vergadering hen heeft aangesteld.
De afgetreden bestuurders moeten meewerken aan een goede overdracht. Mogelijk is de verhouding zo verstoort dat je hier een tussenpersoon bij nodig hebt. Het niet meewerken door de oude bestuurders is onrechtmatig. Het is niet netjes in het maatschappelijk verkeer om zomaar weg te lopen van een bestuursfunctie.