Statuten van de vereniging aanpassen
Jullie willen de statuten van de vereniging aanpassen. Bijvoorbeeld omdat de vereniging een andere naam nodig heeft of jullie willen de doelstelling wijzigen. Het kan ook zijn dat jullie hele oude statuten hebben die niet meer voldoen aan de huidige wet- en regelgeving. Je wilt de statuten dus aanpassen. Dat kan hier grotendeels online. Je vult een aantal vragen in en geeft aan wat je wilt wijzigen. Vervolgens ontvang je de concept-statuten en kies je een van onze notarissen, waar je de akte kan ondertekenen.
Voordelen om hier je statuten te wijzigen
Je kan online al veel informatie invullen en de nieuwe concept statuten opstellen. Nadat jij de gegevens hebt ingevuld, kan je direct de concept statuten downloaden. De notaris hoeft ze dus niet meer op te stellen.
Je kan nergens zo voordelig en makkelijk nieuwe statuten voor jouw vereniging opstellen.
- Het notaristarief is all-in;
- Je bent binnen 30 minuten klaar;
- Je ontvangt direct (gratis) concept statuten;
- Betaal pas bij de notaris.
Waarom moet ik helemaal nieuwe statuten maken?
Het wijzigen van bestaande statuten is veel meer werk. De bestaande statuten moeten artikel voor artikel worden doorgenomen en de wijzigen moeten aansluiten bij hetgeen blijft staan. De artikelen in de statuten hangen namelijk allemaal samen met elkaar. Dat is omslachtig werk en een lastige oplossing die veel tijd kost. Dat maakt het dus ook een enorm stuk duurder bij de notaris.
Daarom maak je hier geheel nieuwe statuten voor jouw vereniging. Je geeft op hoofdpunten jouw wijzigingen door en die verwerken wij in het concept. Voordeel van nieuwe statuten is ook dat deze gelijk voldoet aan de huidige wet- en regelgeving, zoals de WBTR.
Statuten aanpassen aan de moderne tijd
Jouw statuten zijn ook direct aangepast aan de moderne tijd.
- Aangepast aan de WBTR. Sinds 2022 geldt er een nieuwe wet voor verenigingen. Die regelt een moderne vorm van bestuur. Ook zijn er regels voor ziekte en afwezigheid verplicht in de statuten. Al die nieuwe wettelijke regels zijn verwerkt in ons nieuwe model.
- Gewijzigde wetgeving en terminologie. In de afgelopen jaren zijn er wat termen gewijzigd. De beroemde algemene ledenvergadering bestaat niet meer. Die heet nu Algemene Vergadering. Het jaarverslag heet geen jaarverslag meer, dat is nu een bestuursverslag. Jaarrekening is voorbehouden aan de financiële verantwoording. Maak je nieuwe statuten, dan zijn al die termen ook weer helemaal bijgewerkt. De Kamer van Koophandel heet ook al jaren geen Kamer van Koophandel en Fabrieken meer.
- Vergadering bijeenroepen via de e-mail. Vaak staat in oude statuten dat een vergadering schriftelijk moet worden bijeengeroepen. In nieuwe statuten staat uitdrukkelijk dat dit ook via elektronische weg kan. Je hoeft het niet te doen, maar de mogelijkheid is wel aanwezig.
- Elektronisch stemmen. De oude statuten vereisen aanwezigheid op de vergadering om te kunnen stemmen. De nieuwe statuten maken het mogelijk dat mensen ook van een afstand deelnemen aan de vergadering en eventueel elektronisch stemmen. Dit is zo geformuleerd dat de mogelijkheid niet gebonden is aan een bepaalde bestaande techniek.
Wat doet de notaris?
De notaris zal alle gegevens controleren die jullie hebben opgeven. Kloppen de gegevens van de bestuurders? De notaris zal daarvoor onderzoek doen in de registers. Is er een bestuursbesluit geweest? Verloopt de wijziging volgens de procedure die in de huidige statuten is beschreven? Als daar allemaal aan voldaan is kan de notaris de akte passeren.
Jullie maken een afspraak met de notaris en passeren de akte op het kantoor van de notaris. De notaris zorgt dat de wijziging wordt doorgegeven aan de Kamer van Koophandel.
Welke stappen moet ik nemen om de statuten te kunnen wijzigen?
Kijk eerst wat er in de huidige statuten staat. Daar staat meestal een bepaling over hoe de statuten gewijzigd kunnen worden. Er zal in ieder geval een algemene vergadering moeten zijn die de wijziging goedkeurt. Dat wordt vastgelegd in een bestuursbesluit. Als het bestuur het eens is over de nieuwe statuten kan een afspraak worden gemaakt bij de notaris.
Stappenplan statuten wijzigen
Inschrijving bij de KvK controleren
Voordat de vereniging een besluit kan nemen om de statuten te wijzigen, moeten de juiste bestuurders zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Controleer deze inschrijving dus eerst. Zorg ervoor dat oude bestuursleden zijn uitgeschreven, de nieuwe zijn ingeschreven en de functies kloppen. Is dat niet het geval? Pas dit dan eerst aan bij de Kamer van Koophandel. Daarna kunnen jullie een besluit gaan nemen over de statutenwijziging.
De bestaande statuten
Zorg dat je de huidige statuten hebt. Heb je die niet, of zijn ze kwijt? Probeer deze dan eerst op te vragen bij de Kamer van Koophandel (als ze daar geregistreerd staan) of bij de notaris die de statuten heeft opgesteld.
De statuten bevatten de regels waarin staat hoe je die statuten kunt wijzigen. In een apart uitgebreid artikel leggen we uit hoe dat zit en ook hoe je de statuten kunt achterhalen.
Doelstelling
Bij het wijzigen van de statuten kun je ook de doelstelling aanpassen.
Er is een verschil tussen de doelen die je stelt in de statuten en de doelen die jullie jezelf als vereniging stellen.
De doelstelling voor de statuten van de vereniging, de zogeheten statutaire doelstelling, zal straks door de notaris worden bekeken. Je moet proberen om de doelstelling in de statuten concreet te houden en tegelijk niet te beperkt. Van een te beperkte doelstelling kun je later last hebben.
Je kunt jouw doelstelling gratis laten controleren door onze juristen! Je ontvangt binnen enkele dagen feedback op de doelstelling, zo weet jij zeker dat jouw doelstelling correct is.
Middelen
Naast het doel heb je ook de ‘wijze waarop’. Dat is de manier waarop je het doel wilt bereiken.
Het doel van de vereniging mag niet zijn het maken van winst. De vereniging streeft iets na om te bereiken, anders dan het verdienen van geld. Dat wil niet zeggen dat een vereniging geen winst kan maken op bepaalde activiteiten. De kantine van de voetbalclub is een bron van inkomsten. De winst moet echter besteed worden aan het doel en kan dus niet uitgekeerd worden aan de oprichters, bestuurders of leden. Is dat wel je doel, dan moet je een coöperatie oprichten.
Je moet bedenken hoe je als vereniging aan geld komt. Alle verenigingen vragen een bijdrage aan de leden, de zogeheten contributie. De vereniging moet op zoek naar subsidies, donaties en andere inkomsten. Schrijf deze op, ook hier liefst ruim geformuleerd. De inkomsten die je in de statuten hebt staan, zijn de bronnen die zijn toegestaan voor de vereniging. Je bent dus niet verplicht die ook daadwerkelijk te gebruiken. Dus de vereniging kan zijn inkomsten verkrijgen uit sponsoring, wil niet zeggen dat dit verplicht is, maar alleen dat het mogelijk is.
Organisatie en bestuur
Als je toch de vereniging wijzigt, neem dan direct deze onderwerpen mee.
Bestuur. Wij gaan uit van een normale bestuursstructuur. Daarbij dus geen Raad van Commissarissen en dergelijke. Wel heeft het verenigingsbestuur de bevoegdheid om commissies in te stellen. Ons advies is ook om het bestuur niet te groot te maken. Hoe groter het bestuur, hoe langer de vergaderingen duren en hoe moeilijker het nemen van besluiten is. Maak liever ad hoc een commissie om meer mensen bij de vereniging te betrekken. Daarvoor kun je ook gebruik maken van een huishoudelijk reglement.
Hoeveel bestuurders? Het bestuur van een vereniging bestaat in ieder geval minimaal uit twee personen, maar minimaal drie is het meest gangbaar. In het algemeen is een oneven aantal bestuurders aan te raden. Bij eventuele besluiten waarover gestemd moet worden is er dan altijd een meerderheid. Een groot aantal bestuurders leidt vaker tot langdurige vergaderingen. Zie ook hiervoor over de mogelijkheid om te werken met commissies.
Zittingsduur bestuurders. Mogen de bestuurders voor eeuwig zitten? Als je een vereniging met alleen bekenden opricht vermoedelijk wel. Maar je kan ook een beperking opnemen aan de zittingsduur. Daarbij kan je dan ook bepalen dat de termijn bijvoorbeeld eenmaal kan worden verlengd. Om te voorkomen dat iedereen tegelijk weg moet, staat in de statuten dat het bestuur een schema opstelt.
Beloning bestuurders. Er zijn verschillende vergoedingen mogelijk. De eerste is standaard, de bestuurders kunnen hun onkosten die ze voor de vereniging maken declareren. Denk aan reiskosten of andere directe uitgaven. De tweede vorm is dat er een vergoeding is voor de bestuurders. Deze vergoeding is voor de tijd en moeite die de bestuurders investeren in de vereniging. De fiscus kent een vrijstelling voor vrijwilligers, je vindt de actuele cijfers op de site van De Belastingdienst.
Boekjaar. Een boekjaar loopt normaal gesproken van 1 januari tot 31 december. Je kan kiezen voor een andere looptijd. Bijvoorbeeld om het boekjaar gelijk te laten lopen met het seizoen van een sportvereniging. Dan loopt de begroting gelijk met het sportjaar.
Vergaderen. De nieuwe statuten maken het mogelijk dat je ook op andere manieren kan vergaderen. Bijvoorbeeld dat de oproep voor een vergadering niet meer via de post hoeft maar gewoon via de mail kan worden verzonden. Ook is het mogelijk om elektronisch te stemmen. Let op, dat is dus niet verplicht, de statuten zijn erop voorbereid dat dit mogelijk is.
Leden en bijzondere leden
De statuten maken het mogelijk dat bestuur en ledenvergadering bepaalde leden een bijzondere status verlenen. Die is bewust verder niet in de statuten uitgewerkt. Daarmee leg je de zaken teveel vast voor de toekomst. Dus ereleden en dergelijke zijn mogelijk. Het is aan de vereniging om dit verder uit te werken.
Bijzondere fiscale wensen
ANBI of SBBI. Alleen formele verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid komen in aanmerking voor fiscale tegemoetkomingen. Het kan zijn dat je straks inkomsten wilt halen uit donaties. Er zijn twee verschillende fiscale statussen die hierbij van pas kunnen komen. De ANBI status is de meest interessante. De donateurs kunnen dan de giften aftrekken van de belasting. Om de ANBI status te ontvangen moet je als vereniging wel aan wat eisen voldoen.
Een SBBI is eigenlijk een zeer lichte vorm van ANBI. De giften aan een SBBI zijn voor de donateur niet aftrekbaar. De SBBI is zelf geen schenkbelasting verschuldigd. Er wordt per schenking besloten of deze een SBBI status krijgt.
Vastleggen en uitvoeren van het besluit
Als de juiste bestuursleden zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, de procedure die in de statuten staat beschreven wordt gevolgd en er concept statuten zijn, kan de algemene vergadering een besluit nemen.
Het besluit van de AV moet vastgelegd in notulen. Een model van deze notulen vind je onderaan deze pagina. Hierna wijst het bestuur één van hen aan om de zaak bij de notaris te regelen. Op die manier spaar je op de kosten, er is dan namelijk slechts 1x ID controle noodzakelijk.
Wat heb je nu nodig?
Om het vragenformulier goed in te kunnen vullen heb je bepaalde informatie nodig namelijk:
- De gegevens van alle bestuursleden die straks naar de notaris gaan namelijk de volledige voornamen (geen voorletters), geboortedatum en geboorteplaats.
- Een exemplaar van de huidige statuten.
- Een besluit van de Algemene Vergadering dat die akkoord is met de wijziging van de statuten.
- Een bestuursbesluit dat het verenigingsbestuur akkoord is met een volmacht voor één of meer bestuursleden om het besluit uit te voeren.
Wat regel je hier?
Als je de statuten wijzigt via Verenigingen.nl, dan zijn een aantal keuzes al voor jullie gemaakt. De nieuwe statuten bevatten natuurlijk de juiste nieuwe wettelijke terminologie. Ook kan je eventueel elektronisch stemmen, de vergadering per mail bijeen roepen. De keuzes zijn gemaakt zoals de meeste verenigingen willen werken. Heb je nog andere wensen? Dan kan dat niet voor het zeer lage standaard tarief. Je moet dan een offerte aanvragen bij een notaris.
Wat kan je hier wijzigen?
- de naam van de vereniging
- de doelstelling van de vereniging
- de vestigingsplaats van de vereniging
Wat je niet wilt wijzigen op deze manier zijn de gegevens over de bestuurders. Dat kan je als vereniging zelf, en kosteloos, bij het handelsregister. Dat is een stuk goedkoper dan dit via de notaris te regelen.
Het besluit van de algemene vergadering moet vastgelegd in notulen. Een model van die notulen wijzigen verenigingsbestuur hebben wij voor je gemaakt en vind je hieronder.
Daarnaast zijn er enkele administratieve handelingen nodig. Zoals dat de notaris de vereniging wijzigt bij het Handelsregister.
Wat heb je later nodig?
Nadat je de aanvraag hebt ingediend, ontvang je een opdrachtbevestiging. Daarna zal je worden gevraagd om aanvullende informatie. Dit zijn de op dat moment benodigde documenten:
- Een kopie of scan van een geldige ID van de contactpersoon. Zonder dat mag de notaris geen dossier voor je aanmaken.
- De personen uit het bestuur komen die naar de notaris gaan moeten zich legitimeren. Zij hebben allemaal een geldig ID bewijs nodig. Zij moeten de statuten ondertekenen, of soms een volmacht afgeven voor hun instemming. De notaris die de akte passeert zal dit beslissen.
Meer regelen voor jouw vereniging
Naast de statuten kan je ook een huishoudelijk reglement opstellen. Daarvoor hoef je niet langs de notaris. Dat kan je zelf. In het huishoudelijk reglement regel je de interne zaken van de vereniging. Denk hierbij aan hoe jullie vergaderen en besluiten nemen. Maar bijvoorbeeld ook de taken van de penningmeester, voorzitter en secretaris.
Daarnaast vind je op deze site nog meer modellen waar de vereniging gebruik van kan maken. Zoals een declaratieregeling, een stage-overeenkomst, vrijwilligersovereenkomst en meerdere modellen voor notulen.
Als je lid wordt van vereniging.nl heb je onbeperkt toegang tot deze documenten en heb je de mogelijkheid om jouw vragen over de vereniging te stellen.
Notulen besluit statutenwijziging
Om de statuten van een vereniging te wijzigen moet je een besluit van de ALV hebben. Het is belangrijk dat je dit besluit goed vastlegt. Daarvoor heb je deze model notulen. Die zorgen dat alles goed staat genotuleerd.
Vereniging Wijzigen
499,00
- Eenvoudig geregeld
- Start direct
- Met DoeHetZelfNotaris.nl