Maak een concreet en strak schema om de contributie te innen. Bouw eventueel stimulansen in om sneller te betalen. Zorg dat te late betalers zo snel mogelijk worden gesplitst in mensen die niet kunnen en mensen die niet willen betalen.
Contributie innen
Leden betalen contributie. Bij de meeste verenigingen is dat eenmaal per jaar. Bovendien is het contributiejaar gelijk aan het verenigingsjaar. Het is voor de vereniging van groot belang dat alle leden de contributie ook daadwerkelijk betalen. Zet een strak plan op. Jouw doel is om zo snel mogelijk het meeste geld binnen te hebben. Van de mensen die overblijven wil je kunnen splitsen. Je hebt de mensen die niet kunnen betalen. Voor hen moet je een regeling opzetten. Je hebt ook mensen die niet willen betalen. Zij moeten uit de vereniging gezet. Eventueel wil je van hen nog een administratieve bijdrage omdat ze te laat hebben opgezegd.
Contributieregeling
Een contributieregeling kan onderdeel uitmaken van een Huishoudelijk Reglement. Je kunt ook een aparte contributieregeling hanteren. Hierin regel je:
- de hoogte van contributie;
- differentiatie tussen leden (jeugdleden, ere-leden etc.)
- procedure voor incasso
- sancties op niet betalen van contributie zoals schorsing
Stem deze regeling af binnen het bestuur en ook met de Algemene Vergadering. Dan heeft de penningsmeester een juridische grond om zijn contributiebeleid uit te voeren.
Juridische grondslag contributie
Het betalen van contributie moet in de statuten zijn opgenomen. Dat is eigenlijk altijd het geval. Is dit niet het geval, dan kan je de leden ook geen verplichting tot het betalen ervan opleggen. Het niet betalen van contributie kan dan ook niet leiden tot de beëindiging van het lidmaatschap.
Stappenplan innen contributie
Contributie innen
- Stuur facturen ruim op tijd
Zorg dat je de eerste factuur voor de contributie verstuurt op een zodanig dat tijdstip dat de betaling valt voor aanvang van het verenigingsjaar. Op deze manier heb je ruimte om aan te manen. Ook kan je leden schorsen voor ze gebruik kunnen maken van de mogelijkheden van het lidmaatschap.
- Betalen moet heel eenvoudig zijn
Laat de leden hun contributie via de website overmaken. Ze schrijven zich online in of verlengen hun lidmaatschap en kunnen daarbij direct afrekenen. Een van de meest gebruikte en makkelijke vormen is iDEAL. Je kan de leden ook een e-mail sturen met daarin een iDEAL-koppeling.
- Overweeg een korting
Positief belonen werkt. Om op tijd betalen te stimuleren, kan je een korting geven van 5% op het totaalbedrag van de factuur. Als er binnen 14 dagen betaald wordt mag deze korting rechtstreeks worden afgetrokken van het factuurbedrag. Vermeld dit bedrag desnoods apart op de factuur. Bij online betalingen geef je de leden een kortingscode.
- Splits de wanbetalers van de problemen
Sommige mensen hebben (tijdelijk) geen geld. Die mensen wil je anders behandelen. De wanbetalers, de mensen die niet willen betalen, gaan in een incassotraject.
Heeft een lid de contributie nog niet betaald, geef dan de mogelijkheid om te reageren. Iemand kan simpelweg vergeten zijn te betalen, maar er kunnen ook persoonlijke problemen spelen. Geef in de betalingsherinnering aan dat er contact kan worden opgenomen en vraag naar de reden van niet-betalen. - Betalingsregeling
Spreek een betalingsregeling af om het bedrag in termijnen te betalen. Vaak is het geen onwil om te betalen, maar onmacht. Als het bedrag over een bepaalde periode in delen betaald kan worden is dit voor de meesten makkelijker te realiseren. En voor de vereniging is de kans groter dat ze het geld uiteindelijk krijgt.
- Spreek mensen direct aan
Je kan leden (of ouders) ook aanspreken wanneer je ze op de vereniging ziet over het feit dat er nog geen contributie is ontvangen. Zet ze niet teveel voor het blok, maar geef aan dat je ze graag als lid wilt behouden. Geef de mogelijkheid om direct te betalen, bijvoorbeeld contant, mobiel of per betaalautomaat. De drempel om te betalen wordt dan een stuk lager.
- Wanbetalers schorsen
De wanbetalers, de mensen die niet willen betalen moet je direct schorsen. Daarmee kunnen niet meer deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Dit is belangrijk. Het geeft een duidelijk signaal. Ook voor de leden die wel betalen. Het is oneerlijk als mensen die niet betalen toch gebruik blijven maken van de diensten.