Notulen formaliseren van de vereniging

Om de vereniging te formaliseren moet je als vereniging een besluit nemen. Het kan voorkomen dat in de statuten hier een aparte regeling over staat. Bijvoorbeeld dat er een minimum aantal stemmen nodig is voor het formaliseren. Bij een vereniging moet dat besluit altijd worden genomen door de algemene vergadering, de AV. Dat is het orgaan dat dergelijke besluiten neemt. Nadat het besluit is genomen kun je pas naar de notaris om alles af te ronden. Die notaris heeft daarbij de notulen van de vergadering nodig waarin het besluit tot formaliseren is opgenomen. Daarbij zijn een aantal formele zaken van groot belang om die notulen ook daadwerkelijk te kunnen gebruiken. Het formaliseren van een vereniging hebben wij in een handig stappenplan verder uitgewerkt.

Wat moet je zelf opnemen in de notulen

Natuurlijk neem je alle feitelijke gegevens op over de informele vereniging. Data over de informele vereniging, doelstelling en bestuursgegevens zijn ook van belang. De goedgekeurde concept-statuten voeg je als bijlage toe. Daarbij wijst de AV ook het bestuur aan om het besluit verder vorm te geven. Het bestuur is gemachtigd om te tekenen bij de notaris.

Samenvatting

Bevat bepalingen over:

• de wijze waarop de vergadering is opgeroepen;
• rechtsgeldigheid van het besluit;
• instemmen met het formaliseren en de nieuwe statuten;
• de opdracht aan het bestuur om het besluit uit te voeren.

Context formaliseren vereniging

Je kunt een informele vereniging wijzigen in een formele vereniging. Daarmee voorkom je dat de leden aansprakelijk worden gesteld. Na het formaliseren is de vereniging zelf aansprakelijk. Je moet als bestuur de concept statuten voorleggen aan de leden, een besluit nemen en het besluit vastleggen in de notulen. Met dit besluit en de concept statuten ga je naar de notaris. Als de vereniging nog niet was ingeschreven bij de Kamer van Koophandel zal de notaris dit ook regelen.