Notulen aangaan fusiebesprekingen

Notulen aangaan fusiebesprekingen vereniging

Veel verenigingen overwegen een fusie. In de eerste formele fase gaat iemand namens de vereniging met een andere vereniging in gesprek. Het is bijzonder verstandig om hier een formeel besluit over te nemen. Ten eerste geeft de algemene vergadering daarmee aan dat ze achter het besluit staat om de mogelijkheden van een fusie te onderzoeken. Ten tweede is dan duidelijk wie er namens de vereniging kan spreken met een andere vereniging. De positie van de verkenner is hiermee heel duidelijk en daarmee sterker voor de buitenwereld. Je legt dat besluit vast in deze notulen voor het aangaan van fusiebesprekingen.

Wat je zelf moet opnemen in de notulen?

Je moet de feitelijke gegevens van de vergadering invoeren. Daarna moet je de persoon of personen aanwijzen die de verkennende gesprekken gaan voeren opnemen in het besluit.

Samenvatting

De notulen bestaan uit twee delen. In het eerste deel stelt de vergadering vast dat deze correct bijeen is geroepen en aan alle eisen van de statuten is voldaan. In het tweede deel staat de inhoud van het besluit. Hierin wijst de vergadering een verkenner aan en geeft die bevoegdheden.

Context fusiebesprekingen

Als je een fusiegesprek aangaat moet je informatie delen. Informatie die normaal vertrouwelijk is. Zonder een duidelijke volmacht kan je geen belangrijke informatie delen met een andere vereniging. Voorbeelden van informatie die je wil delen zijn bijvoorbeeld gegevens over het verloop van het ledental of belangrijke financiële gegevens. Als je die onder normale omstandigheden zou delen zou dit onrechtmatig bestuur zijn. Daarom heb je een besluit van de algemene vergadering nodig die de verkenner hiertoe machtigt.
Wat heel belangrijk is bij een fusie is om de vereniging mee te nemen in het proces. Dat bereik je door de vereniging op de juiste momenten een stap te laten bevestigen. Het aangaan van formele verkennende gesprekken is een dergelijk moment. Als de algemene vergadering dit goedkeurt, dan kan ze later niet meer terug. Lees hier meer over de formaliteiten bij een fusiebespreking.