Tweede aanmaning

De eerste factuur is niet betaald, ondanks de eerste aanmaning. Nu is een tweede aanmaning noodzakelijk. Na een eerste herinnering ontving de vereniging nog geen betaling. Je ontving ook geen reactie dat er iets mis was met die factuur. Een optie die je uit beleefdheid altijd opneemt bij de eerste aanmaning. Nu kun je er wel van uit gaan dat er geen vergissing meer in het spel is. Je zet een wat steviger toon in. Met deze brief stel je een laatste termijn van een paar dagen om alsnog te betalen.

Wat je zelf moet opnemen in deze brief

Je moet duidelijk aangeven dat het de tweede aanmaning is. Daarbij verwijs je dus naar de oorspronkelijke factuur en naar de vorige aanmaning. Dit is van belang om in een volgende stap duidelijk te maken dat er geen vergissing mogelijk is.

Je ontvangt de brief in 2 versie. In de u- en de jij-vorm. Je kunt zelf kiezen welke versie je gebruikt. Is het gebruikelijk dat de vereniging iedereen met ‘jij’ aanspreekt, dan kies je voor die versie. Gebruik je liever de ‘u’-vorm, dan kies je voor die brief.

Samenvatting

Bevat bepalingen over:

• overzicht openstaande post;
• verzoek te betalen binnen enkele dagen.

Context

Je gebruikt dit document in de volgende situatie:
Niet iedereen betaalt zijn contributie op tijd. Na de eerste herinnering kun je besluiten tot een tweede aanmaning. Die laatste is noodzakelijk om bijvoorbeeld buitengerechtelijke incassokosten in rekening te kunnen brengen. Na deze tweede aanmaning ga je over tot schorsen of royeren.

Tweede aanmaning contributie

Met deze brief ga je het onderscheid aanbrengen. Hierna heb je de echte wanbetalers die niet willen betalen en die je hard aan gaat pakken. Aan de andere kant heb je de mensen die (tijdelijk) de contributie niet kunnen betalen of waar iets anders mee aan de hand is. De eerste groep gaat het traject van tijdelijk schorsen en uitbesteden van de incasso. De andere groep moet jij een besluit over nemen. Een strak incassobeleid is van groot belang voor verenigingen. Natuurlijk kan je regelingen maken voor leden die krap bij kas zitten. Maar laat dat een apart besluit zijn. Een factuur moet gewoon betaald en anders aangemaand.