Reactie op AVG verzoek tot inzage

Iemand heeft gevraagd welke persoonsgegevens jullie hebben opgeslagen. Op grond van de AVG kan iemand aan iedere organisatie vragen welke gegevens er over hem/haar zijn opgeslagen. Je bent als vereniging verplicht die opgave binnen één maand te beantwoorden.
Daarom stuur je om te beginnen een bevestiging op welke datum je het verzoek hebt ontvangen. Nu heb je één maand om de opgave van persoonsgegevens te gaan opstellen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je helemaal niets hebt opgeslagen, omdat je die persoon niet kent. In veel ledensoftware is een optie om dergelijke rapporten eenvoudig te maken.

Wat je zelf moet opnemen in de brief

Je geeft zelf de gegevens aan van jouw vereniging (of je gebruikt briefpapier). Je zorgt voor de vermelding van de datum van ontvangst van het verzoek.

Je ontvangt de brief in 2 versie. In de u- en de jij-vorm. Je kan zelf kiezen welke versie je gebruikt. Is het gebruikelijk dat de vereniging iedereen met ‘jij’ aanspreekt, dan kies je voor die versie. Gebruik je liever de ‘u’-vorm, dan kies je voor die brief.

Samenvatting

bevat bepalingen over:

• datum ontvangst;
• verwachting reactie termijn.

Context

Je gebruikt dit document in de volgende situatie:
De AVG geeft mensen verschillende rechten. Het simpelste recht is dat een verzoeker kan vragen welke gegevens er over die persoon bewaard zijn. Een verdergaand recht is dat je daarna die kan laten corrigeren of soms verwijderen. De AVG geeft mensen (verzoeker genoemd) het recht om te vragen wat er over hen is verzameld. Dat kan bijvoorbeeld door een sportvereniging zijn.
In principe heeft iedere vereniging per definitie persoonsgegevens opgeslagen van haar leden. Maar vaak is er ook een bestand met oud-leden. Iedere organisatie die gegevens over mensen opslaat moet aan dat verzoek beantwoorden. Omdat er termijn aan zit, moet je even bevestigen wanneer die termijn gaat lopen. Dat doe je met deze brief, waarin je ook ruimte houdt voor uitstel. De verzoeker heeft alleen recht op een opgave van de gegevens die je over die persoon hebt bewaard. Dus niet wat er in het algemeen is opgeslagen. Ook niet wat je hebt opgeslagen over andere mensen dan de persoonlijke verzoeker.
De AVG heeft een heel simpel uitgangspunt. Je moet geen gegevens van mensen bewaren die je niet strikt nodig hebt. Dat wil zeggen dat je ook van oud-leden niet veel hoeft te bewaren. Je kunt natuurlijk niet van een huidig lid de kern van de gegevens verwijderen. Dan zou het onmogelijk zijn om nog als vereniging te functioneren.

Lees hier ook meer over de AVG en aansprakelijkheid van het verenigingsbestuur.