Opvolging binnen het bestuur

• Nieuwe bestuursleden
• Maak een opvolging niet te moeilijk
• Oriënteer zorgvuldig
• Kennisoverdracht
• Controle
• Aanvaarding

Nieuwe bestuursleden

Bestuurswisselingen binnen een vereniging zijn er in gradaties. Er is een functieruil tussen twee bestuursleden. Maar soms heb je ook het aftreden van het gehele bestuur. Ook het moment van opvolging verschilt. Bij de vereniging is de normale bestuurswisseling op de jaarvergadering.

Bij een vereniging benoemt de algemene vergadering het bestuur. Bestuursleden kunnen wel tussentijds aftreden. Voor het benoemen van een opvolger moet het bestuur dan de algemene vergadering bijeenroepen.

Maak een opvolging niet te moeilijk

Elk bestuur zou voortdurend bezig moeten zijn met opvolging. Door de opvolging geregeld aandacht te geven, voorkom je panieksituaties. Daarbij zijn er enkele handige hulpmiddelen.

• Zorg voor goede functieomschrijvingen. Zet per bestuursfunctie op papier welke taken hij of zij heeft. Beschrijf niet alleen de dagelijkse werkzaamheden, maar besteedt ook aandacht aan de incidentele.
• Leg procedures schriftelijk vast. Beschrijf de procedures die het bestuurslid doorloopt tijdens het uitvoeren van taken. Bijvoorbeeld wat een bestuurslid moet doen als er zich een nieuw lid meldt. Geef aan welke formulieren moeten worden ingevuld. Aan wie de aanmelding moet worden doorgegeven. Welke informatie in de ledenadministratie moet worden gezet. Op deze wijze ontstaan checklists, die handig zijn als iemand anders de taken moet uitvoeren.
• Houd bij op welke data de zittingstermijnen aflopen. Zet deze drie maanden van tevoren op de agenda van de bestuursvergadering.

Oriënteer zorgvuldig

Omdat het over belangrijke functies gaat, is het zinvol kandidaat-bestuursleden met enige voorzichtigheid te benaderen. Je wilt immers zonder harde toezeggingen te doen, uitkijken naar de beste kandidaat. Deze tips kunnen daarbij helpen:

• Vraag potentiële kandidaten een dagje te helpen. Je ziet dan direct of ze enthousiast zijn.
• Bij een sportvereniging? Scheidsrechters hebben vaak leidinggevende kwaliteiten. Volg ze in hun acties en maatregelen.
• Zet potentiële kandidaten eerst in een commissie. Zijn of haar werk in de commissie maakt direct duidelijk of iemand beschikt over communicatieve vaardigheden, organisatietalent, verantwoordelijkheidsgevoel, etcetera.
• Besteed werk uit. Je bent penningmeester en ziet de ledenadministratie als een te zware last? Zoek hulp bij een potentiële kandidaat en beoordeel of hij of zij de werkzaamheden naar behoren uitvoert.
• Heeft jullie vereniging een onderbestuur of commissies? Een prima kweekvijver voor talent!

Kennisoverdracht

Probeer op continue basis te werken aan het opslaan van kennis over de organisatie. Een vrijwilligersorganisatie heeft naar zijn aard een probleem met kennis. Iedere paar jaar komen er nieuwe mensen in het bestuur.

• Welke processen lopen er en wat moet het nieuwe bestuurslid daar precies voor doen?
• Breng de relaties van het aftredende bestuurslid in kaart. Welke afspraken zijn daarmee gemaakt?
• Welke verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden neemt het nieuwe bestuurslid over?

Controle

• Is het aftredende bestuurslid bij met de werkzaamheden of is er een achterstand die ingelopen moet worden?
• Staan alle afspraken op papier en stemmen zij overeen met de afspraken die op de algemene vergadering zijn gemaakt?
• Is de kas, het banksaldo, de voorraad en inventaris conform de administratie? Zo niet, laat de vertrekkende bestuurder de tekorten aanvullen, desnoods uit eigen zak.

Aanvaarding

• Zorg dat het vertrekkende bestuurslid de door hem of haar afgesloten administraties ondertekent. De nieuwe bestuurder tekent vervolgens ook als bewijs van controle en acceptatie.
• Indien de penningmeester vertrekt: draag de kas over aan de nieuwe penningmeester en laat hem of haar in het kasboek tekenen voor ontvangst.
• Geef de bestuurswissel door aan betrokken partijen.