Notuleren van vergaderingen is niet verplicht. Het is wel heel verstandig om minimaal de besluiten vast te leggen. Dat voorkomt discussie achteraf en vormt een bewijs. Dat kan weer van belang zijn bij conflicten of aansprakelijkheid. Een besluitenlijst is verplicht bij een algemene vergadering van aandeelhouders.
Is notulen opstellen verplicht
De wet verplicht niet tot het opstellen van notulen bij vergaderingen. In de statuten of het huishoudelijk reglement kan een regeling zijn opgenomen over het opstellen van notulen.
Notulering kan misverstanden, onduidelijkheden of discussie na de vergadering voorkomen. In notulen leg je duidelijk vast wat op de vergadering is besproken. Zo kan achteraf makkelijk worden teruggelezen en bewezen wat is besproken.
Het opstellen van notulen behoort tot de taken van de secretaris. De secretaris is het niet verplicht, een ander bestuurslid kan ook de notulen opstellen.
Vaststellen notulen
Bij een vergadering begint de vergadering meestal met het vaststellen van de notulen. Dit maakt onderdeel uit van de vaste vergaderorde. De aanwezigen zijn in de gelegenheid om op- en aanmerkingen te maken op de concept notulen. Zijn deze verwerkt, dan stelt e vergadering de notulen vast.
Doe je het helemaal formeel, dan ondertekent de voorzitter deze notulen met de hand.
Notulen als bewijsmiddel
Daarnaast kunnen notulen ook dienen als bewijs bij procedures. De notulen kunnen dienen als bewijsmiddel dat er wel of geen sprake is van onbehoorlijke taakvervulling door een bestuurder. Het is daarom verstandig om notulen zorgvuldig op te stellen. Zorg bijvoorbeeld voor voldoende informatie over de inhoud van de vergadering en de aanwezigen. Voor extra bewijskracht kan je de notulen door een notaris laten vastleggen in een notarieel proces-verbaal.
Wij hebben een aantal standaardnotulen opgesteld die je voor jouw vereniging kan gebruiken.
Notulen met AI
Kunstmatige intelligentie kan perfect notuleren. Je neemt de vergadering op en de AI maakt de notulen. Zowel een compleet verslag als een samenvatting van de vergadering, zo kort als jij die hebben wilt.