Om de balans te controleren moet je van iedere post controleren of die juist is. Daarnaast moet je onderzoeken of die post ook volledig is. Controleer ook de waardering van de balansposten.
Hoe werkt de kascontrolecommissie
De kascontrolecommissie controleert de financiën van de verenging. De naam dekt de lading al lang niet meer. Er zijn niet veel verenigingen meer met een ouderwetse kas. De controle kan zo uitgebreid zijn als de commissie vindt dat nodig is.
Balans controle
Er is de controle van de posten op de resultatenrekening. Maar ook de balans moet natuurlijk gecontroleerd worden! En dat betekent dat de kascontrolecommissie van iedere post op de balans moet vaststellen dat het bedrag dat daarbij vermeld staat klopt. Dit betekent dat het bedrag juist, volledig en tijdig is en dat de waardering in orde is.
Balans controle per post
Enkele voorbeelden:
- Op de balans staat de post ‘contant geld 450 euro’. Als er inderdaad 450 euro in kas zit, is dit bedrag juist. De vraag is echter óók: had er niet méér geld in kas moeten zitten? Als een frauduleuze penningmeester 3.000 euro ‘geleend’ heeft, had er eigenlijk 3.450 euro in de kas moeten zitten. Het bedrag van 450 euro is dus wel juist, maar niet volledig.
- De balans vermeldt ‘nog te ontvangen achterstallige contributie 250 euro’. Aan de hand van correspondentie en andere informatie kan je eenvoudig vaststellen dat dit bedrag klopt; jouw vereniging heeft inderdaad nog 250 euro tegoed van lid X. Maar als de vordering inmiddels vijf jaar oud is en er nog steeds geen enkel vooruitzicht is dat lid X de contributie zal betalen, is de waardering van de vordering te hoog.
- Op de balans van eind 2013 staat ‘nog te ontvangen subsidie 15.000 euro’. Als dit de subsidie betreft die jouw vereniging over het 2014 moet ontvangen, heeft de penningmeester de subsidie ten onrechte in de tijd naar voren geschoven. De tijdigheid is dus niet in orde.
Het komt in de praktijk voor dat verenigingen op deze manier met bedragen in de tijd schuiven om zo de financiële situatie van de vereniging rooskleuriger voor te stellen dan deze in werkelijkheid is.
Veel kascommissies hebben in de praktijk voornamelijk aandacht voor de juistheid van posten en verzuimen om ook de andere drie aspecten in de controle mee te nemen.
Controle volledigheid
Nu is de juistheid van bijvoorbeeld crediteuren (nog te betalen facturen) vaak eenvoudiger vast te stellen dan de volledigheid op de balans. De juistheid stel je vast door elke factuur die nog betaald moet worden te bekijken en de standaardfactuurcontrole te doen. Je gaat dus onder andere na of er daadwerkelijk geleverd is aan jouw vereniging.
Het vaststellen van de volledigheid van de nog te betalen facturen is ook niet moeilijk. Maar je moet even weten wat de truc hiervoor is. Je gaat in de administratie van het nieuwe jaar (dus het jaar ná het boekjaar dat je controleert) alle betalingen in de eerste maanden na. Als je een betaling tegenkomt die betrekking heeft op een leverantie in het te controleren jaar, zou de factuur daarvan in het stapeltje ‘nog te betalen facturen’ hebben moeten zitten.
Meer informatie over en voor kascommissies vind je in De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen. Zie www.kascommissiegids.nl.