Jaarvergadering van de VvE

• Jaarvergadering van de VvE
• Uitnodiging
• Onderwerpen op de agenda zetten
• Stemmen
• Financiële stukken controleren
• Onderhoud
• Rondvraag

Jaarvergadering van de VvE

Minimaal één keer per jaar is het bestuur van een Vereniging van Eigenaren (VvE) verplicht om een ledenvergadering te organiseren. Ook wel jaarvergadering genoemd. In de jaarvergadering worden de financiële jaarstukken door de leden besproken en goedgekeurd en de hoogte van de maandelijkse voorschotbijdrage vastgesteld. Tijdens de vergadering kunnen ook andere belangrijke zaken aan de orde komen. Bijvoorbeeld de meerjaren onderhoudsplanning, het huishoudelijk reglement en overlast in het gebouw. De vergadering is als belangrijkste orgaan van de VvE bevoegd om over dergelijke onderwerpen besluiten te nemen.

Uitnodiging

De uitnodiging voor de vergadering moet ruim van te voren zijn verstuurd aan alle leden van de VvE. In de meeste reglementen geldt een minimum termijn van 15 dagen. De datum van de oproep en de vergadering niet meegeteld. Deze termijn komt daarmee in de praktijk uit op 17 dagen.

Hoe ziet de uitnodiging van een jaarvergadering eruit?

• formele uitnodiging met daarin datum, tijd en locatie van de bijeenkomst;
• agenda met daarop in ieder geval de volgende onderwerpen:
  • aanstellen voorzitter en notulist,
  • tekenen presentielijst,
  • bespreken en goedkeuren van de financiële jaarstukken,
  • eventuele andere onderwerpen, rondvraag;
• Machtigingsformulier voor mensen die niet kunnen komen en toch hun stem uit willen brengen.

Onderwerpen op de agenda zetten

Naast de vaste jaarlijks terugkerende onderdelen kunnen er andere onderwerpen op de agenda komen. Variërend van een ruzie tussen appartementseigenaren tot het voorstel om energieverbruik terug te dringen. Ieder lid mag onderwerpen voor de agenda aandragen. Het bestuur beslist of de onderwerpen op de agenda komen of niet. Weigert het bestuur dit? Het lid kan ter vergadering proberen om alsnog het agendapunt op de agenda te krijgen.

Stemmen

Zal er een stemming plaatsvinden? Dan moet dit duidelijk in de vooraf verstuurde agenda zijn aangegeven. Zijn er te weinig stemmen bij de vergadering vertegenwoordigd? Dan kunnen er geen rechtsgeldige besluiten worden genomen. Controleer voorafgaand aan het nemen van besluit hoeveel stemmen er vereist zijn.

Financiële stukken controleren

Tijdens de vergadering presenteert het bestuur een financieel verslag van het afgelopen jaar. Dit verslag moet bestaan uit het exploitatieoverzicht, de begroting en de balans. Het is wettelijk verplicht om een controle uit te laten voeren op de financiële jaarstukken. Dit doet de kascontrolecommissie. Maar het is ook mogelijk om hiervoor een accountant of externe boekhouder in te huren. Na het bespreken van de financiële jaarstukken stellen de leden de hoogtes van de maandelijkse voorschotbijdragen of servicekosten vast. De vergadering moet beslissen wat er gaat gebeuren met een eventueel overschot of tekort op de exploitatierekening.

Onderhoud

Het derde agendapunt is het beheer en onderhoud van het gebouw. Bij dit agendapunt komt ter sprake hoe de VvE het beheer van het gebouw uitvoert. En welke onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Zo kan zijn besloten om voor het schoonmaken van de algemene ruimtes een andere partij in te huren. Of de vergadering besluit om een grootschalig onderhoudsproject te starten. Bijvoorbeeld het vervangen van het dak. Dit soort beslissingen kunnen op de agenda komen aan de hand van het meerjaren onderhoudsplan.

Rondvraag

De reguliere agenda eindigt met de rondvraag. Ieder aanwezig VvE-lid mag een willekeurig onderwerp aan de orde stellen. Of een laatste vraag stellen over zaken die eerder aan de orde zijn geweest. De onderwerpen die tijdens de rondvraag aan de orde komen mogen niet in stemming zijn gebracht. Dat zou dan tijdens een volgende vergadering kunnen gebeuren. Als het onderwerp door het bestuur op de agenda is gezet. Na de rondvraag sluit de voorzitter de vergadering.

Lees ook: De jaarvergadering van de VVE.