Je moet de stukken deponeren bij de KvK en de fusie publiceren.
Deponering en publicatie
Nadat het voorstel tot fusie helemaal rond is zijn er nog enkele formaliteiten. Die beginnen nadat de besluitvorming door de leden heeft plaatsgevonden. Deze formaliteiten zijn verplicht. Pas nadat je ze hebt uitgevoerd kan je het formele fusiebesluit nemen. De formaliteiten hebben vooral tot doel om andere partijen te beschermen. De wetgever wil niet dat schuldeisers benadeeld worden door een fusie. Daarom moet je stukken publiceren.
Beide partijen deponeren bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel:
- Het voorstel tot fusie. Deze moet door alle bestuursleden zijn ondertekend. Ontbreekt een van de handtekeningen, dan vermeld je de reden hiervan.
- De inhoud van de nieuwe statuten.
- De laatste drie jaarrekeningen.
- (eventueel) Een tussentijds opgestelde vermogenspositie.
Publiceren landelijk dagblad
Na deponering van de vereiste stukken dient een aankondiging van de aanstaande fusie plaats te vinden in een landelijk dagblad. In deze aankondiging staat dat de stukken zijn gedeponeerd en waar ze ter inzage liggen.
Daadwerkelijk fusiebesluit
Na deze formaliteiten volgt het fusiebesluit bij notariële akte. Dat mag niet eerder dan een maand, maar niet later dan zes maanden na deze publicatie plaatsvinden. Zorg dat het besluit plaatsvindt in overeenstemming met de statutenwijziging.
Lees ook: Fuseren: Stappenplan fusie vereniging.
Notulen aangaan fusiebesprekingen
Het starten van fusiebesprekingen is een formeel besluit. De verkenner of onderhandelaar gaat vertrouwelijke gegevens delen met een andere vereniging. Leg dat besluit vast in duidelijke notulen. Zo staat vast welke ruimte de vertegenwoordiger heeft.