Evenementen organiseren

• Waarom een evenement
• Plan van aanpak
• Algemene voorbereiding
• Vaststellen van de datum
• Aandachtspunten voor de locatie
• Uitnodigingen
• Opbrengsten

Waarom een evenement

Een evenement kan verschillende doelen dienen. Enkele voorbeeld zijn het:

• Onder de aandacht brengen van de vereniging;
• Informeren over een bepaald onderwerp;
• Motiveren, belonen en stimuleren van vrijwilligers, leden, donateurs en medewerkers.

Plan van aanpak

In een plan van aanpak kan je de volgende onderwerpen opnemen:

• Wat is het doel van het evenement? ;
• Doelgroepen (wie zijn de deelnemers, en hoe groot is het aantal?);
• Bepaling van locatie, datum, duur en tijdstip;
• Bepaling gastsprekers en/of artiesten;
• Inrichting zaal, catering, apparatuur en andere hulpmiddelen;
• Uitnodiging, interne en externe communicatie, perscontacten;
• Budget;
• Verantwoordelijkheden;
• Activiteiten die verricht moeten worden voorafgaand aan het evenement;
• Het draaiboek voor de dag zelf;
• Evaluatie.

Algemene voorbereiding

• Heb je nagedacht over een thema?
• Is er budgetruimte voor dit evenement? En tot hoever reikt dit budget?
• Bepaal de dag en het tijdstip van de bijeenkomst.
• Bepaal de locatie.
• Neem de tijd. Een goede voorbereiding neemt al gauw drie maanden in beslag.
• Benoem een organisatiecommissie met aan het hoofd daarvan een ‘voorzitter’. Beleg met regelmaat een vergadering. De organisatiecommissie stelt tevens het programma samen.
• De organisatiecommissie stelt een activiteiten-overzicht op met daarin: Welke activiteit? Door wie uit te voeren? Wanneer gereed?
• Is er een vergunning nodig? Of een ontheffing omdat je alcohol wilt schenken? Informeer tijdig bij de gemeente.
• Je kan een speciale ‘evenementenverzekering’ afsluiten voor bijvoorbeeld schade aan de te gebruiken apparatuur en de locatie. Informeer ernaar bij jouw verzekeringsmaatschappij. Ook wanneer activiteiten onverhoopt niet door kunnen gaan, of afgelast moeten worden kan een verzekering eventueel uitkomst bieden.

Heeft het evenement een grote omvang, denk dan aan:

• Het inschakelen van een EHBO-er?
• Informeren van lokale politie en brandweer?

Vaststellen van de datum

Houd rekening met de volgende punten:

• Beschikbaarheid van de locatie.
• Bekende feest- en vrije dagen.
• Plaats- en streekgebonden activiteiten, beurzen, carnaval, braderie, kermis, wielerrondes, jaarmarkten en dergelijke.
• Is er die avond een belangrijke t.v.-uitzending, zoals voetbal, Tour de France?
• Houd je van buitenactiviteiten? Zorg dan dat je daarvoor het juiste seizoen uitkiest.

Aandachtspunten voor de locatie

Bij het bepalen van een keuze voor een locatie is het goed rekening te gehouden met de volgende punten:

• Heeft de vereniging een geschikte locatie om het evenement te houden, bijvoorbeeld de sportkantine?
• Is de locatie geschikt voor het aantal gasten dat je wilt uitnodigen?
• Is de locatie representatief?
• Heeft de locatie de mogelijkheid om de catering te verzorgen? Of moet je daarvoor een bedrijf inhuren? Of doe je het zelf?
• Is de locatie bekend in de omgeving? Heb je er ooit eerder een evenement georganiseerd waarmee je ervaring hebt opgedaan?
• Is de locatie goed bereikbaar? Ook voor mindervaliden en met openbaar vervoer?
• Zijn er voldoende ventilatiemogelijkheden?
• Is er een garderobe aanwezig (het is netjes als je een betaalde garderobe voor jouw rekening neem)?
• Is de locatie flexibel voor wat betreft de opstelling van meubilair? En zorg voor een goede bewegwijzering in het gebouw.
• Zijn er al routebeschrijvingen van de locatie aanwezig die je de gasten kan toezenden?
• Zorg voor een aankleding van de zaal met bloemen en planten.
• Zorg dat de vereniging herkenbaar is in de ruimte. Bijvoorbeeld door spandoeken en dergelijke. Je kan ook informatiemateriaal neerleggen van de vereniging.
• Ga na of er voldoende toiletten zijn voor het aantal bezoekers.
• Als er pc’s nodig zijn tijdens het evenement, ga na of deze aanwezig zijn, of neem laptops mee.

Uitnodigingen

• Bepaal de doelgroep.
• De uitnodiging moet minimaal drie weken voor de bijeenkomst worden verstuurd. Dit betekent dat je dit al ruim van te voren moet voorbereiden.
• Bevestig de ontvangst aan de personen die zich hebben aangemeld.

Opbrengsten

Het organiseren van een evenement kan veel kosten met zich meebrengen. Hieronder vind je een overzicht van manieren waarop je opbrengsten binnen kunt krijgen:

• Inschrijfgeld van deelnemers.
• Verkopen van lootjes voorafgaande of tijdens het evenement.
• Bijdragen van sponsors (in geld of natura).
• Reclame inkomsten (hierbij kan je denken aan advertenties in het programmaboekje, billboards en spandoeken op de locatie).
• Subsidies.