De werkgever kan een werknemer of vrijwilliger tegemoet komen door de reiskosten te vergoeden. De reiskostenvergoeding is tot € 0,19 per kilometer belastingvrij.
- Reiskostenvergoeding
- Woon-werkverkeer
- Reizen met het openbaar vervoer
- Bepalen reisafstand
- Fiets ‘van de zaak’
Reiskostenvergoeding
Als werkgever ben je niet verplicht om de reiskosten van jouw medewerkers en/of vrijwilligers te vergoeden. Doe je dat wel? Dan kan je tot € 0,21 per kilometer belastingvrij vergoeden.
Woon-werkverkeer
Of een werknemer/vrijwilliger nu op de fiets, met de auto of met het openbaar vervoer reist, de hoogte van de belastingvrije vergoeding is voor alle vervoersmiddelen € 0,21 per kilometer. Dit gaat op zolang de afstand tussen de woning van het personeelslid en de vereniging tussen de 1 en 150 kilometer ligt. Een werknemer/vrijwilliger die een afstand groter dan 150 kilometer aflegt, betaalt de overige kilometers in de regel vaak zelf.
Een rekenvoorbeeld:
Een werknemer werkt drie dagen in de week en moet 25 kilometer reizen naar de vereniging. Voor de reiskostenvergoeding reken je dan met 3/5 x 214 = 128 dagen. Het totale jaarbedrag is 128 x 50 kilometer x € 0,21 = € 1.344, wat neerkomt op € 112 per maand. Om hiervoor in aanmerking te komen moet de werknemer minimaal 90 dagen (3/5 x 150) naar het werk reizen.
Op deze manier kan je het ook voor een vrijwilliger uitrekenen. Over het algemeen komt een vrijwilliger minder vaak dan een werknemer en zal dus ook minder reiskosten maken. De vergoeding zal dan lager zijn. Je kan voor vrijwilligers ook gebruik maken van de vrijwilligersvergoeding. Daarvoor geldt dat als de reiskosten hoger zijn dan de vrijwilligersvergoeding, je wel alle reiskosten mag vergoeden.
Reizen met het openbaar vervoer
Een vrijwilliger dat volledig of gedeeltelijk met het openbaar vervoer reist, krijgt:
- een belastingvrije vergoeding van de werkelijke kosten, òf
- een belastingvrije vergoeding van een wettelijk vastgesteld bedrag.
Onder de volgende voorwaarden kan je de werkelijke kosten van het reizen per openbaar vervoer aan het personeel vergoeden:
- De vervoerbewijzen worden aan jou overhandigd, nadat de geldigheidsdatum is verlopen.
- Je administreert de vervoerbewijzen.
- Uit de administratie kan duidelijk een verband worden opgemaakt tussen de verstrekte vergoeding en de ingeleverde vervoerbewijzen.
- De vervoerbewijzen zijn beschikbaar voor controle door de Belastingdienst. Je hoeft dan niet de daarmee verband houdende reisdagen en de afgelegde OV-afstand te registreren. Dat moet wél als je een onbelaste vergoeding geeft van maximaal € 0,19 per kilometer.
- Je mag de personeel een voordeelurenkaart cadeau doen en hoeft hier geen belasting over te betalen.
Bepalen reisafstand
Voor het bepalen van de reisafstand per openbaar vervoer moet je met de volgende zaken rekening houden:
- De afstand van station tot station.
- Afstand van woning naar station of bushalte en van station of bushalte naar de vereniging.
Legt een werknemer/vrijwilliger de reisafstand gedeeltelijk met zijn eigen auto én gedeeltelijk per openbaar vervoer af, dan kan je de totale reisafstand vergoeden tot het wettelijk maximum van € 0,21 per kilometer.
Fiets ‘van de zaak’
Je kan in het arbeidscontract of vrijwilligersovereenkomst opnemen dat je het personeel een fiets ‘van de zaak’ verstrekt. Eens per drie jaar mag je onbelast een fiets (met hulpmotor) verstrekken. Voorwaarde bij het schenken van een fiets is dat het personeelslid op meer dan de helft van de dagen dat hij naar de vereniging komt op de fiets komt en dat de fiets alleen voor woon-werkverkeer gebruikt wordt. Dit laatste valt natuurlijk moeilijk te controleren.
De fiets mag ook gebruikt worden om een deel van het woon-werktraject af te leggen. Bijvoorbeeld van huis naar het station en vandaaruit met de trein verder. Op dagen dat het slecht weer is en de werknemer zijn fiets thuis laat staan, mag je hem een belastingvrije reiskostenvergoeding geven. De keren dat dit voorkomt, mogen de dagen waarop wordt gefietst niet overstijgen in aantal.
Je mag een fiets in een keer van de winst aftrekken als loonkosten of over meerdere jaren afschrijven. Extra’s als een laptopdrager, een regenpak en kosten voor reparaties zijn ook fiscaal aftrekbaar. Kijk voor meer informatie op de website van de Belastingdienst (voer op de homepage het zoekwoord ‘fiets’ in).