Een goede jaarrekening is te begrijpen door de leden. Die bevat geen vakjargon en geeft een duidelijke toelichting.
De jaarrekening
Weet je wat ‘transitoria’ zijn? En ben je bekend met ‘overlopende posten’ en ‘kruisposten’? Misschien weet je van vroeger in de schoolbanken nog wat een ‘tussenrekening’ is? Als je geen penningmeester bent, hoef je dit vakjargon van boekhouders en administrateurs eigenlijk ook helemaal niet te kennen.
Als bestuurslid, lid of geïnteresseerde heb je alleen te maken met de balans en de exploitatierekening. Die is aan het eind van het jaar wordt opgesteld en dergelijk vakjargon hoort daarin niet thuis.
Transitoria
‘Transitoria’, ook wel genoemd ‘transitorische posten’ is een moeilijke naam voor bedragen die al in de administratie zijn geboekt, maar die betrekking hebben op een volgende periode. Dus bijvoorbeeld contributie voor januari 2022 die de vereniging al in december 2021 heeft ontvangen.
Een penningmeester die een heldere balans aan de ledenvergadering wil presenteren, kan dus gewoon een post ‘vooruitbetaalde contributies’ op de balans zetten. Dan begrijpt iedereen waarover het gaat.
Overlopende posten
Met ‘overlopende posten’ bedoelt een boekhouder transitorische posten en ‘anticipatieposten’. ‘Anticipatieposten’ zijn bedragen die de vereniging nog tegoed heeft. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als een lid op 31 december 2021 zijn contributie over het jaar 2021 nog niet betaald heeft. Een duidelijker omschrijving is dan ‘nog te ontvangen contributies’. Of bijvoorbeeld ‘vorderingen’.
Kruisposten
‘Kruisposten’ is een voorbeeld van een ‘tussenrekening’. Als de penningmeester contant geld uit de verenigingskas naar de bank heeft gebracht, maar de bank heeft deze storting nog niet verwerkt, kan de tussenrekening ‘kruisposten’ worden gebruikt om de administratie in evenwicht te houden en te bewaken dat de bank de storting inderdaad correct verwerkt.
Maar op 31 december om 24.00 uur, het officiële tijdstip waarop de balans betrekking heeft, is het geld óf nog in kas óf bij de bank. Dus op de balans moet dit ‘geld onderweg’ óf bij het contante geld worden geteld óf bij het banksaldo. De post ‘kruisposten’ hoort daarom op geen enkele balans voor te komen en dus niet in de jaarrekening. Staat een dergelijke post wél op de balans, dan zal bij de kascommissie en bij (bestuurs)leden een alarmbelletje moeten gaan rinkelen. Want het zal niet de eerste keer zijn dat er geen sprake is van geld ‘onderweg’ maar van geld ‘écht weg’!
Meer informatie over en voor kascommissies vind je in De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen. Zie www.kascommissiegids.nl.
