Formuleer eerst duidelijk wat je van een commissie verwacht. Stel vast welke bevoegdheden de commissie zal hebben. Kiers hierbij de juiste leden die de taak uit kunnen voeren. Zorg voor een goede verantwoording.
Taken en bevoegdheden
De taken die de commissie of commissaris meekrijgt, dien je van tevoren nauwkeurig vast te leggen. Datzelfde geldt natuurlijk voor de opdracht. Formuleer die opdracht SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). En controleer tussentijds. Want je ‘koopt’ met het instellen van een commissie niet de verantwoordelijk af. De insteller van de commissie (het verenigingsbestuur, de algemene vergadering of de voorzitter) blijft te allen tijde verantwoordelijk.
Als de leden van de commissie hun taken verzaken, kan je je juridisch niet op het falen van de commissie beroepen.
Taken formuleren
- Het organiseren van een feest ter ere van het 10-jarig jubileum;
- Het plannen en uitvoeren van een excursie;
- Wedstrijden in goede banen leiden;
- Etcetera.
Het orgaan dat de commissie instelt (algemene vergadering, bestuur, voorzitter) heeft ook taken:
- Benoemen (en eventueel ontslaan) van commissieleden;
- Controleren en beoordelen van de opdracht;
- Dechargeren of opheffen bij volbrenging.
Bevoegdheden:
- Financieel (de commissie krijgt een budget);
- Materieel (de commissie mag bijvoorbeeld de bestuurskamer gebruiken, kopieën maken, etc).
Werven: wie wel, wie niet
Als bestuur draag je taken aan de commissie over in de hoop dat die taken binnen tijd en budget worden volbracht. Dat vraagt dus om commissieleden met verstand van zaken. Nadat je de opdracht voor de commissie hebt geformuleerd maak je op basis van bovenstaande eigenschappen een lijst van mensen die voor de opdracht in aanmerking kunnen komen. Indien je geen kandidaten weet kan je een oproep plaatsen in jouw clubblad of magazine, op jouw website en ophangen in jouw verenigingsgebouw.
Let bij het selecteren op de volgende (karakter)eigenschappen:
- Integriteit;
- Sociale vaardigheden;
- Bestuurlijke vaardigheden;
- Deskundigheid met betrekking tot de opdracht;
- Flexibiliteit;
- Levenservaring.
De lijst bespreek je met het bestuur. Samen maak je hieruit een selectie, minimaal anderhalf keer zoveel personen als het aantal dat je zoekt. Benader de kandidaten bij voorkeur persoonlijk en pols hun belangstelling. Vervolgens ga je met deze mensen in gesprek en bepaal je wie uiteindelijk de commissie gaan vormen.
Installatie van de commissie
Zodra de mensen zijn geselecteerd en de bevoegdheden en taken bekend zijn, kan de commissie worden geïnstalleerd. De insteller van de commissie neemt daartoe het initiatief en regelt de volgende formaliteiten:
- De commissieleden aanvaarden de opdracht en de bevoegdheden;
- De insteller installeert de leden van de commissie door de stukken te ondertekenen waarin de opdracht en de taken staan verwoord;
- De leden verdelen onderling taken.
Meer informatie over en voor kascommissies vind je in De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen. Zie www.kascommissiegids.nl.