Corona en de Algemene Vergadering

• Corona en de algemene vergadering
• De algemene vergadering voorbereiden en stemmen ophalen
• De online algemene vergadering
• Een goed verloop van de algemene vergadering

Corona en de algemene vergadering

Het is gebruikelijk dat de algemene vergadering minimaal 1 keer per jaar bij elkaar komt om te vergaderen. Door de Corona maatregelen was het niet meer mogelijk om met grote groepen fysiek bij elkaar te komen. Dus ook niet om te vergaderen. Daarom was er een spoedwet opgesteld die het mogelijk maakte om toch te vergaderen. Deze wet bood een aantal oplossingen. Deze spoedwet is inmiddels verlopen.

Ook na corona zijn er nog verenigingen die online willen vergaderen of die eisen stellen aan de fysieke vergadering. Mag je de leden verplichten dat ze zich vaccineren om op de vergadering te komen?

In de statuten kun je opnemen dat je vereniging online kan vergaderen. Staat deze mogelijkheid niet in de statuten? Dan is het niet mogelijk om online te vergaderen.

De algemene vergadering voorbereiden en stemmen ophalen

De Spoedwet bood de mogelijkheid om online te vergaderen. Ook als de statuten dit uitsluiten. Hier zaten wel een aantal voorwaarden aan verbonden. Alle stukken en gevraagde besluiten werden vooraf per mail opgestuurd naar alle leden. Je kon besluiten om vooraf te stemmen en/of vragen in te dienen. De leden moesten minimaal 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid zijn gesteld om dit te doen.

Je moest de leden ook de gelegenheid bieden om in bezwaar te komen tegen de wijze van vergaderen. Indien er bezwaren kwamen, moest je tellen hoeven het er waren. Waren het meerdere leden of enkele? Bij enkele bezwaren kon je in gesprek gaan met het betreffende lid / leden. Let wel, de vereniging was op basis van de Spoedwet gerechtigd om op deze wijze te vergaderen. Het is dus niet noodzakelijk dat alle leden instemmen. Maar het is wel zo netjes om dit van te voren te checken bij de leden.

Als bestuur wil je natuurlijk voorkomen dat de online vergadering te ingewikkeld wordt. Daarom is een goede voorbereiding essentieel. Verspreid voorafgaand aan de vergadering zoveel mogelijk informatie. En neem alleen besluiten die echt belangrijk zijn, zodat de vergadering niet te lang duurt.

Het nadeel van online vergaderen is dat er weinig ruimte is voor discussie. Er moet namelijk voldoende tijd zijn om alle stukken door te nemen en de besluiten te nemen. Bij online vergaderen gaat hier meer tijd in zitten.

Wil de vereniging vaker online vergaderen? Zorg er dan voor dat er in de statuten een duidelijke regeling staat omtrent het online vergaderen. De regels en opzet van de vergadering kan je in het huishoudelijk reglement meer vorm geven.

De online algemene vergadering

De algemene vergadering kan worden uitgevoerd via Teams, Zoom of een andere tool.

Tijdens de algemene vergadering worden de vragen beantwoord. De antwoorden moeten ook op de website van de vereniging komen te staan. Of op een andere manier toegankelijk worden gemaakt voor alle leden.

Achteraf worden de notulen gepubliceerd. In de notulen moet zijn beschreven hoe de vergadering heeft plaatsgevonden, dus langs welke elektronische weg. Bij elk besluit moet ook het aantal stemmen zijn opgenomen. Indien er tijdens de online vergadering een storing heeft voorgedaan, moet dit ook zijn vermeld.

Een goed verloop van de algemene vergadering

Ook na corona is het mogelijk om digitaal te vergaderen. Mits dit in de statuten is opgenomen. Om een online vergadering goed te laten verlopen vind je hieronder een aantal tips:

• Check voorafgaand aan de vergadering of de elektronische omgeving goed werkt en of iedereen toegang heeft tot de vergadering.
• Gebruik tijdens de vergadering een koptelefoon of oortje met microfoon. Hierdoor voorkom je dat achtergrondgeluiden storen. Controleer ook of je camera werkt.
• Maak aan het begin van de vergadering afspraken over hoe de vergadering zal verlopen. Bijvoorbeeld: steek je hand op als je iets wilt zeggen.
• Gebruik de chatfunctie om te laten weten dat je meedoet. Maar ook om tussendoor opmerkingen te maken of vragen te stellen. Hierdoor voorkom je dat je door elkaar gaat praten.
• Tijdens de vergadering heeft alleen de spreker de microfoon aan. Vragen stel je via de chat. Zorg ervoor dat iemand anders, dus niet de spreker, de chat in de gaten houdt en de vragen doorgeeft aan de spreker. De spreker kan dan de microfoon aanzetten van degene met een vraag.
• Besluit van tevoren hoe je kunt stemmen. Is dat met handen opsteken? Gaat dat via een chat functie? Of kunnen de leden van de voren al hun stem uitbrengen?
• Zorg ervoor dat de hele vergadering wordt opgenomen. Dus ook het stemproces. Dit kan je dan als rapportage opslaan. Mocht er achteraf discussie over ontstaan dan kun je de vergadering terugkijken.