Maak aan de hand van deze lijst een wensenprogramma. Bepaal wat voor jouw vereniging van belang is. Bedenk ook of je een koppeling met ledensoftware wenst.
De financiële administratie
Maak een goede inventarisatie van jullie wensen voor de financiële administratie. Gebruik deze lijst met punten om die inventarisatie op te zetten.
De automatsering van jullie vereniging bestaat uit twee delen. Het ene deel is de ledenadministratie, het andere deel betreft de financiële administratie. Bij een vereniging is het eenvoudig als deze twee onderdelen goed samenwerken.
Lees ook: De ledenadministratie.
- Verschillende soorten bijdragen
Je moet een goede registratie kunnen maken van verschillende soorten bijdragen. Denk hierbij aan contributie en eenmalig inschrijfgeld.
- Facturen, nota’s en acceptgiro’s
De betaalwijze van de leden bepaalt veelal of er nota’s, facturen, acceptgiro’s of automatische incasso’s gehanteerd worden.
De facturen moeten met eigen logo en lay-out aangemaakt kunnen worden.
- Automatische incasso
Het voordeel van automatische incasso is de snelle en gecontroleerde afwikkeling. Nadat de incasso aangemaakt en verwerkt is moet er eenvoudig bij de leden kenbaar gemaakt zijn dat de posten betaald zijn.
- Storneringen en weigeringen
Automatisch geïnde bedragen kunnen door de bank geweigerd of binnen 8 weken ingetrokken. Bij grotere administraties is dan geautomatiseerde verwerking nodig om dit bij te houden. In andere gevallen moet het mogelijk zijn om deze posten eenvoudig handmatig te verwerken.
- Betalingen automatisch invoeren
De betalingen moeten bij voorkeur automatisch via het inlezen van een betaalbestand gerealiseerd kunnen worden. Tijdens dit inlezen dient er automatisch ‘afgeletterd’ te worden als een betaling gekoppeld is aan het juiste lid en openstaande post. De overige betalingen moeten eenvoudig handmatig zijn te matchen of in te voeren.
- Bundelen van inningen en betalingen
Verschillende gezinsleden kunnen betalen via hetzelfde bankrekeningnummer. Indien de software dit ondersteunt, dan kan er besparing op de bankkosten gerealiseerd worden.
- Meerdere herkomstbankrekeningen
Het komt voor dat leden op verschillende bankrekeningen geld kunnen overmaken. In dat geval moeten er meerdere bestanden of ‘batches’ ingelezen kunnen worden.
- Meerdere termijnen
Bij hogere tarieven / contributies is een verdeling over meerdere termijnen (bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal) wenselijk.
Financiële administratie
Bij de keuze van het financiële pakket moet je letten op:
- Het eenvoudig kunnen toewijzen van inkomsten en uitgaven aan verschillende afdelingen;
- Snel en gemakkelijk betalingen verwerken of inlezen van de ledenadministratie;
- Of er naast debiteurenbeheer ook crediteurenbeheer is;
- Of het mogelijk is om afschrijvingen in te voeren en bij te houden;
- Overzichtelijkheid van het boekjaar;
- Of de BTW-aangifte eenvoudig uit te voeren is.
Rapportages
De software moet beschikken over een aantal standaard rapportages zoals openstaande posten, balans en winst- en verliesrekening. Daarnaast moet er een mogelijkheid zijn om zelf rapporten samen te stellen met een rapportsjabloon.
