Betalen namens de vereniging

• Wie betaalt namens de vereniging?
• Vereniging van Eigenaren (VvE)
• Eenmalige betalingen
• Betalingen per kas
• Declaraties
• Terugkerende betalingen
• Betaalwijzen
• Kosten betalingsverkeer
• Administratie op orde

Wie betaalt namens de vereniging?

Het betalen van de rekeningen is in de regel de taak van de penningmeester. Meestal is deze tekenbevoegd voor de bankrekening. Om te voorkomen dat betalingen stilvallen als de penningmeester afwezig is, hebben meestal verschillende mensen tekenbevoegdheid (vaak de voorzitter) over de rekeningen.

Daarnaast zijn de volgende zaken van belang:

• Maximumbedrag: spreek met de bank af dat overboekingen van grote bedragen pas worden uitgevoerd als zij door twee of meer bestuursleden zijn ondertekend.
• Bestuurswisselingen: meld bestuurswisselingen direct aan bij de bank en de Kamer van Koophandel. Dit geldt niet alleen voor de penningmeester, maar ook voor andere bestuursleden. De meeste financiële instellingen hebben hiervoor standaardformulieren beschikbaar. Deze zijn vaak te downloaden van de website. Je geeft op welk bestuurslid aftreed en welk bestuurslid de taken overneemt. Het voorkomt dat je afgetreden bestuursleden moet lastigvallen voor overboekingen.
• Identificatie: nieuwe bestuursleden met tekenbevoegdheid zullen zich persoonlijk moeten identificeren bij de bank of op het postkantoor. Bij het openen van een nieuwe rekening moet je bovendien een uittreksel KvK meenemen (indien de vereniging ingeschreven staat).

Vereniging van Eigenaren (VvE)

Voor een VvE gelden aparte, wettelijke regels. Als mede-eigenaar van het gebouw is elke appartementseigenaar medeverantwoordelijk voor het onderhoud. Hiertoe betaalt ieder een (maandelijks) bedrag aan servicekosten voor de gemeenschappelijke voorzieningen en voor groot onderhoud. Daarnaast is een VvE verplicht om een reservefonds aan te houden voor onvoorziene kosten. Met deze twee voorzieningen kunnen de betalingsverplichtingen van de vereniging worden voldaan.

Bij een VvE dient de algemene vergadering de voorzitter en penningmeester te machtigen om de dagelijkse betalingen te verrichten.

Vaak wordt het beheer uitbesteed aan een externe partij. Dit om het onderhoud in handen te leggen van een ‘onafhankelijke’ derde, ter vermijding van burenruzies over het nut en de noodzaak van de uitgaven. Deze administratief beheerder dient in zo’n geval eveneens een machtiging te krijgen van het bestuur van de vereniging voor de voorziene onderhoudskosten.

Eenmalige betalingen

Voor het betalen van bestelde producten, een artiest voor een evenement en andere eenmalige betalingen geldt: ‘eerst zien, dan betalen’. Als bestuur en penningmeester moet je rekening en verantwoording afleggen voor de begroting en de jaarrekening. Dit houdt in dat je aansprakelijk bent wanneer er geen duidelijke grond is voor een betaling. Bovendien kunnen betrokkenen (ledenvergadering, kascommissie) vragen stellen bij de noodzaak van uitgaven, wanneer deze niet passen binnen de begroting.

Betalingen per kas

Het is verstandig het aantal betalingen per kas zo klein mogelijk te houden. Het voorkomt extra inspanning voor het op orde houden van de boekhouding: een kasboek bijhouden is arbeidsintensief.

TIP Kasbetalingen – door accountants en boekhouders eufemistisch ook wel aangeduid als de ‘schoendoos met bonnetjes’ – zorgen voor een aanzienlijke verzwaring van de administratieve handelingen. Betaal wanneer het maar even mogelijk is met de pinpas.

Declaraties

Betaal declaraties altijd via de bankrekening en niet via de kas. Het voorkomt onduidelijkheid achteraf, in één oogopslag is duidelijk wie geld heeft ontvangen en voor welk doel de uitgaven zijn gemaakt.

Terugkerende betalingen

• Voor vaste betalingen die maandelijks op de rol staan, zoals huur en energie, is het prettig om terug te vallen op automatische incasso. Ten eerste spaar je kosten uit. Bovendien scheelt het tijd aan administratie en voorkomt het een betalingsachterstand.
• Vaste kostenposten die een kritische blik vereisen, zoals onderhoudscontracten en de rekeningen van vaste leveranciers, zijn niet geschikt voor een automatische incasso.
• Indien de vereniging personeel in dienst heeft dienen salarissen altijd op een vast tijdstip van de maand betaald te worden. Dit vereist enige administratieve discipline. Een eigentijds alternatief voor de loonadministratie is deze uit te besteden aan een payroll service bedrijf. Deze rekenen een percentage bovenop het brutoloon, maar het scheelt een hoop tijd in de administratie.

Betaalwijzen

Er zijn tal van manieren om de betalingen te voldoen:

• Acceptgiro: een makkelijke manier om te betalen. Alle gegevens staan ingevuld, vaak tot en met het te betalen bedrag aan toe. Alleen een handtekening volstaat in de meeste gevallen.

• Doorlopende machtiging (automatische incasso): Door vaste lasten zoals de energierekening en de huur per automatische incasso te betalen, bespaar je jaarlijks tientallen euro’s. Als je via automatische incasso betaalt brengt dit bij de meesten geen extra kosten met zich mee of krijg je korting. Geschikt voor abonnementen, huur, energie en dergelijke. Je hebt verder nergens omkijken meer naar. Je kan de automatische incasso intrekken door schriftelijk de machtiging te beëindigen (de meeste banken hebben op hun website een elektronisch formulier om de incasso stop te zetten).

• Eenmalige machtiging: Vaak is een bestelformulier gecombineerd met een eenmalige machtiging, waarmee het geld van jouw rekening wordt afgeschreven. Bij schriftelijke machtiging geldt geen terugboekingstermijn.

• Spoedbetaling: Soms moet een betaling dezelfde dag nog op de rekening van de begunstigde staan. Spoedbetalingen worden op dezelfde werkdag uitgevoerd, mits ze voor een bepaald tijdstip zijn doorgegeven. Voor een spoedbetaling worden extra kosten in rekening gebracht.

• Internetbankieren: Alle bovenstaande betalingswijzen zijn ook mogelijk via internetbankieren. Met één verschil: je vult zelf alle gegevens in. (Bij een acceptgiro vul je de betalingscode in).

• Internationale overschrijvingen (IBAN): Bij betalingen naar het buitenland moet je naast het rekeningnummer de (internationale) code van de bank invullen, de zogenaamde IBAN-code. Met deze code is niet alleen de bank te herleiden, maar ook het filiaal waar de rekeninghouder zijn of haar rekening heeft lopen.

Kosten betalingsverkeer

De kosten van het betalingsverkeer verdienen bijzondere aandacht. De tarieven die banken in rekening brengen, vertonen duidelijke verschillen. De ING, Rabobank en ABN AMRO hebben speciale rekeningen voor stichtingen en verenigingen met kortingen op de zakelijke tarieven. De kosten die in rekening worden gebracht, zijn onder te verdelen in vaste kosten en transactiekosten:

• Vaste kosten zijn de kosten die banken jaarlijks (of per kwartaal) in rekening brengen voor internetbankieren, de bankpas, creditcard en eventuele andere faciliteiten.
• Transactiekosten zijn de kosten voor overboekingen en incasso’s.

Vaak zijn deze kosten weer verwerkt in een speciaal zakelijk pakket, waarbij je bijvoorbeeld 1.000 gratis transacties ontvangt of lage vaste kosten betaalt. Voor een uitputtend, actueel overzicht van de tarieven betalingsverkeer verwijzen wij naar de websites van de verschillende banken.

Administratie op orde

Grip op de uitgaven is niet alleen gebaseerd op een heldere begroting, waarin je vooraf de uitgaven per uitgavenpost benoemt én het bijpassende budget vaststelt.

• Een goed onderbouwde begroting zorgt dat je tijdig maatregelen kan treffen als het budget voor een bepaalde kostenpost dreigt te worden overschreden.
• Een goed gestructureerd betalingssysteem helpt jou de administratie op orde te houden. Door maandelijks de afschriften te verwerken in de boekhouding, aangevuld met een duidelijke toewijzing aan de juiste post, houd je de financiën onder controle.
• Ook als vereniging moet je rekening houden met de fiscus. Afdracht van de omzet- en loonbelasting en eventuele andere heffingen volgt meestal achteraf. Het geld voor de fiscus reserveren op een speciale spaarrekening voorkomt onnodige problemen.