Een bestuur moet altijd bezig zijn met zijn eigen opvolging. Zorg voor een goed schema van aftreden, zodat niet iedereen tegelijk aan het einde van zijn periode zit. Zorg ook voor goede borging van kennis en procedures. Betrek eventueel actieve leden in een vroeg stadium bij het bestuur.
- Bestuurswissel
- Toestemming algemene vergadering
- Kennisoverdracht
- Controle
- Aanvaarding
- Wijziging doorgeven aan KvK en bank
Bestuurswissel
Elk bestuur zou voortdurend bezig moeten zijn met opvolging. Door de opvolging geregeld aandacht te geven, voorkom je panieksituaties als er een bestuurslid opstapt. Zorg voor goede functieomschrijvingen, leg procedures schriftelijk vast en houd bij op welke data de zittingstermijnen aflopen.
Hiervoor maak je een rooster van aftreden. Dat is een schema waarin duidelijk is welk bestuur wanneer aan het einde van de termijn is. Zorg dan dat niet iedereen op hetzelfde moment moet aftreden. Leg dit aan de vergadering voor.
Een bestuurder kan ook altijd eerder stoppen, dus voordat de bestuurstermijn afloopt. Ook voor zo’n situatie moet de vereniging voorbereid zijn. Lees in een apart artikel meer over het tussentijds opzeggen van een bestuursfunctie.
Toestemming algemene vergadering
Bij een vereniging benoemt de algemene vergadering het bestuur. Bestuursleden kunnen wel tussentijds aftreden, maar voor het benoemen van een opvolger moet het bestuur de algemene ledenvergadering bijeenroepen.
Kennisoverdracht
- Wat zijn de processen die er lopen en wat moet het nieuwe bestuurslid daar precies voor doen?
- Welke relaties onderhoudt het aftredende bestuurslid en welke afspraken zijn daarmee gemaakt?
- Welke taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid neemt het nieuwe bestuurslid over?
- Is het aftredende bestuurslid bij met de werkzaamheden of is er een achterstand die ingelopen moet worden?
- Staan alle afspraken op papier en stemmen zij overeen met de afspraken die op de algemene vergadering zijn gemaakt?
- Is de kas, het banksaldo, de voorraad en inventaris conform de administratie? Zoniet, laat de vertrekkende bestuurder de tekorten aanvullen, desnoods uit eigen zak.
Zorg dat het vertrekkende bestuurslid de door hem of haar afgesloten administraties ondertekent. De nieuwe bestuurder tekent vervolgens ook als bewijs van controle en acceptatie.
Indien de penningmeester vertrekt: draag de kas over aan de nieuwe penningmeester en laat hem of haar in het kasboek tekenen voor ontvangst.
Wijziging doorgeven aan KvK en bank
Is jouw vereniging ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, dan moet je de bestuurswissel binnen een week doorgeven. Dit gaat door middel van een wijzigingsformulier dat je kan opvragen of op de website van het handelsregister kan invullen. Alleen de bestuursleden die zelf aftreden mogen deze wijziging doorgeven. Zij schrijven zichzelf uit en melden hun opvolgers aan.
Daarna geef je de wijziging door aan de bank. Vooral voor de tekenbevoegdheid is het belangrijk dat je dit tijdig doet. Vraag na bij jouw bank wat je allemaal mee moet nemen, maar een nieuw bestuurslid is in ieder geval verplicht zich te legitimeren.