Samenwerking tussen bestuur en kascommissie

• Samenwerking
• Te veel vertrouwen
• Moet dat nou, die controle?
• Van belang voor elk bestuurslid
• Conflict of samenwerking
• Tips voor bestuur
• Tips voor de kascommissie

Samenwerking

Een gedegen jaarlijkse controle is niet alleen nuttig om administratieve fouten of fouten met belastingen te voorkomen. Goed controle kan ook om fraude en andere onregelmatigheden te voorkomen. Of in ieder geval zo snel mogelijk te signaleren! Hierbij is de samenwerking met het bestuur van groot belang.

Te veel vertrouwen

Vertrouwen lijkt in onze hedendaagse maatschappij het toverwoord te zijn. De bankencrisis is ontstaan door een gebrek aan vertrouwen. De beurscrisis en de hele economische crisis ook. Toch zijn vele crisissen bij verenigingen ontstaan door een te groot vertrouwen.

Veel organisaties vertrouwden erop dat de penningmeester de fiscale regelgeving goed genoeg kende en werden verrast door forse naheffingsaanslagen. Andere organisaties vertrouwden erop dat de penningmeester goudeerlijk was en werden verrast door fraude, soms voor onvoorstelbaar grote bedragen.

Moet dat nou, die controle?

Elk verstandig bestuur weet dat controle nodig is. Toch zijn slechts weinig besturen erg enthousiast als leden van een kascommissie kritische vragen stellen of diep in de administratie van de vereniging willen graven.

Natuurlijk is dat niet verstandig. De kascommissie is immers niet aangesteld omdat men de penningmeester of het hele bestuur niet vertrouwt. Een kascommissie controleert of het financieel verslag dat het bestuur jaarlijks opstelt, in orde is. Bijna alle verenigingen hebben een kascommissie.

Als een deskundige kascommissie een gedegen controle van het financieel verslag heeft uitgevoerd, kan het bestuur gefundeerd vertrouwen dat dit verslag oké is. En dat betekent óók dat er op een later tijdstip geen fiscale of andere verrassingen zullen optreden.

Van belang voor elk bestuurslid

Elk individueel bestuurslid heeft veel belang bij een goed uitgevoerde jaarlijkse controle. Een nogal onbekende bepaling in het Burgerlijk Wetboek schrijft voor dat elk individueel bestuurslid het financieel verslag persoonlijk moet ondertekenen. “Ontbreekt de ondertekening” dan moet “daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt” worden aan de ledenvergadering.

Zo staat in Artikel 48 Burgerlijk Wetboek Boek 2. Deze bepaling onderstreept nog eens dat de verantwoordelijkheid voor een goed financieel verslag niet alleen bij de penningmeester ligt, maar bij het hele bestuur.

Nu zal een goede penningmeester natuurlijk wel weten of het financieel verslag klopt. Hoe kan een ander bestuurslid zich ervan overtuigen dat deze bestuursverantwoording in orde is? Op de eerste plaats zal elk bestuurslid zelf kritisch naar de cijfers moeten kijken. En als het goed is, is het onderwerp “financiën” gedurende het hele jaar al regelmatig een onderwerp van bespreking tijdens bestuursvergaderingen geweest.

Maar om echt te kunnen vaststellen dat het financieel verslag in orde is, is ook een bestuurslid afhankelijk van het werk van de kascommissie. Deze commissie heeft immers toegang tot de volledige administratie van de vereniging en is daardoor veel beter in staat om een goede controle uit te voeren dan een individueel bestuurslid kan doen.

Conflict of samenwerking

Een professioneel functionerende penningmeester zal in het algemeen geen enkel probleem hebben met een professioneel functionerende kascommissie. Lastiger wordt het als één van de partijen niet deskundig is.

Tips voor bestuur

• Zorg voor een goede bemensing van de kascommissie.
• Selecteer geschikte leden tijdig. Dat is dus vóór de algemene vergadering. Laat niet van het toeval afhangen wie zich beschikbaar stelt voor zo’n belangrijke functie.
• Laat zien dat je belang hecht aan een gedegen controle van het financieel verslag. Nodig de leden van de kascommissie uit voor een gesprek met het dagelijks bestuur waarin je het belang van een goede controle benadrukt en afspraken maakt voor de samenwerking.
• Plan dit gesprek niet kort vóór de vergadering waarin de commissie verslag moet doen van haar bevindingen. Maar kort ná de vergadering waarin de commissieleden zijn benoemd.
• Verlang van de kascommissie dat zij zich goed voorbereidt op haar belangrijke taak.
• Verlang van de kascommissie dat zij de controle doet aan de hand van checklists. Zelfs elke ervaren accountant controleert met behulp van een checklist. Zonder gebruik van een checklist is het gevaar groot dat zaken over het hoofd worden gezien.
• Plan een overleg tussen de eigenlijke controle en de vergadering om de bevindingen van de commissie te bespreken.
• Evalueer met penningmeester én commissie de controle. Schroom niet om de controle “over” te laten doen als je er niet van overtuigd bent dat de controle op een degelijke manier is geschied.
• Gebruik De Kascommissiegids (zie hieronder). Dan weet je wat je kunt en zou moeten verwachten van een goede kascommissie en dat leidt ook tot een beter wederzijds begrip.

Tips voor de kascommissie

1. Bereid de daadwerkelijke controle voor. Vergelijk de jaarcijfers met de cijfers van het jaar ervoor en met de begroting.
2. Voer de controle uit aan de hand van een geschikte checklist.
3. Jouw taak is de controle van het financieel verslag, dus van balans, resultatenrekening en de toelichtingen daarbij. Dat betekent dat je van elke post van de balans en resultatenrekening moet vaststellen dat deze correct is.
4. “Correct” wil niet alleen zeggen “juist”, maar óók volledig. Ter illustratie: als de balans vermeldt “crediteuren € 250,-” moet je niet alleen vaststellen dat er inderdaad nog € 250,- verschuldigd is aan crediteuren, maar óók dat er niet méér verschuldigd is. Met andere woorden: zijn alle crediteuren vermeld en voor alle schulden?
5. Controle is niet moeilijk, maar je moet wel even weten hoe het moet. Volg zo mogelijk een workshop.
6. Leg een dossier aan met onder meer statuten, reglementen, checklists, jaarstukken en met het bestuur gemaakte afspraken. Draag dit dossier over aan de volgende kascommissie zodat deze een goed uitgangspunt heeft voor de volgende controle.
7. Communiceer op een positieve manier! Wees niet karig met complimenten en geef geen kritiek. Beperk je tot feitelijkheden en adviseer over verbetermogelijkheden.

Meer informatie over en voor kascommissies vind je in De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen. Zie www.kascommissiegids.nl.