Veel verenigingen moeten twee keer een vergadering bijeen roepen. Op de eerste vergadering zijn niet voldoende mensen om een besluit te mogen nemen. Daarom moet er een tweede vergadering komen om alsnog te besluiten. Dat kan makkelijker. Nodig de leden direct voor de tweede vergadering uit.
Verplicht twee maal vergaderen
Veel verengingen hebben in hun statuten een minimale hoeveelheid aanwezigen nodig om een besluit te kunnen nemen. Bij een Vereniging van Eigenaren, een VVE is op grond van de modelreglementen een minimale hoeveelheid eigenaren vereist voor een rechtsgeldig besluit. Bij alle verenigingen is er een dergelijke eis bij het opheffen van de vereniging of wijzigen van de statuten. Die minimale hoeveelheid leden noem je het quorum.
Statuten voorzien ook wat er dan moet gebeuren als dat quorum niet gehaald is. Het bestuur kan of beter moet dan een nieuwe vergadering uitschrijven en dan geldt die eis niet. Op de tweede vergadering hoeven er dus minder leden aanwezig te zijn.
Frustratie is een geweldige motivatie voor innovatie. Daarom zijn er creatieve oplossingen om dit probleem te bestrijden. Zoals het direct uitroepen van twee vergaderingen.
Voorbeeld er is geen quorum
Het bestuur van een VVE schrijft een vergadering in om zonnepanelen aan te schaffen voor de VVE. Volgens de statuten moet minimaal 60% van de eigenaren aanwezig zijn voor een dergelijk besluit. Dat is dus het quorum. Sinds jaar en dag komen er maar een handvol eigenaren naar de vergadering. De 40% wordt niet gehaald, laat staan de 60%. De vergadering kan dus geen besluit nemen. Het bestuur schrijft een nieuwe vergadering uit, te houden vier weken na deze mislukte vergadering. Zelfde agenda, maar dan zonder de quorum-eis. Nu kunnen de aanwezigen wel een geldig besluit nemen.
Direct de tweede vergadering
Het twee keer moeten vergaderen is zonde van de tijd en energie. Bovendien, voor sommige verenigingen zelfs niet te doen. Die vergaderen slechts sporadisch. Om die reden is er een praktische oplossing bedacht. De voorwaardelijke tweede vergadering. In de juridische praktijk is er discussie op welke manier dat zou zijn toegestaan. Hieronder de verschillende mogelijkheden.
Voorwaardelijk oproepen
Met een juiste formulering kun je wel twee vergaderingen bijeen roepen. Daarbij moet je de termijnen van de statuten voor de tweede vergadering in acht nemen. Meestal staat in de statuten dat de tweede vergadering binnen vier en zes weken moet plaatsvinden na de eerste vergadering.
De formulering moet die aspecten dus duidelijk omvatten. De oproep voor de tweede vergadering is formeel afhankelijk van de vraag dat op de eerste vergadering niet voldoende leden aanwezig waren. Binnen die voorwaarde is dan de tweede vergadering opgeroepen.
Je moet dus de juiste termijn tussen de twee vergaderingen vermelden en opnemen dat de tweede vergadering formeel onder voorbehoud is.
De conclusie is dat dit zeker is toegestaan, zo ook de Hoge Raad in juli van 2006
Frustreren van de eerste vergadering
Het bestuur of de bestuurder van de VVE weet op voorhand al dat er niet voldoende leden op de eerste vergadering zullen zijn. Daarom is de eerste vergadering op een onhandige tijd of een slecht bereikbare of kleine locatie. Bovendien staat in de uitnodiging al dat leden niet hoeven te komen, omdat de echte besluiten op de tweede vergadering zullen vallen. De uitnodiging is dus formeel een uitnodiging, maar eigenlijk niet.
Dat mag wel. Punt is wel dat de leden zich hier niets van aan hoeven te trekken en alsnog naar de eerste vergadering kunnen komen. In de praktijk zal dat zich niet snel voordoen. Het zou mogelijk zijn die leden die zich op de eerste vergadering melden te laten stemmen bij volmacht voor de tweede vergadering.
Voorbeeld: hoe nodig je in 1x uit
Je nodigt de leden voor twee vergaderingen uit. Daarbij geef je duidelijk aan dat de tweede vergadering alleen plaats zal vinden als er op de eerste niet voldoende leden aanwezig zijn. Tegelijk zet je in de uitnodiging voor de eerste vergadering dat je ervan uitgaat dat hier geen besluiten kunnen worden genomen. Je geeft duidelijk aan dat leden niet naar deze vergadering hoeven te komen. De locatie kan de bestuurskamer of het kantoortje van de beheerder zijn. Het tijdstip kun je ook zelf kiezen.
Direct doorvergaderen
Er zijn veel varianten, waarbij de eerste vergadering direct wordt geschorst en de tweede vergadering start. Ook de vergadering sluiten en vijf minuten laten de tweede vergadering houden. Bij deze benadering passeer je eigenlijk de statuten. Zeker als statuten een termijn bevatten voor de tweede vergadering is dit niet mogelijk.
Het zou in alle omstandigheden ook onzorgvuldig kunnen zijn naar de niet aanwezige leden. Die kwamen mogelijk niet omdat ook zij ervan uitgingen dat er toch niet voldoende leden zouden zijn. Deze oplossingen zijn niet aan te raden.
Opnemen in Huishoudelijk Reglement
Je kunt in het Huishoudelijk Reglement opnemen dat de het bestuur de eerste en de tweede vergadering tegelijk kan oproepen. De eerste vergadering wordt direct gesloten waarop de tweede vergadering alsnog besluiten kan nemen. Deze oplossing staat op zeer gespannen voet met de statuten en is vermoedelijk in strijd daarmee. De regeling in de statuten is bedoeld om de vereniging te beschermen tegen lichtvaardige besluiten. Met een dergelijke aanpassing zou men die vermijden. De conclusie is dat een dergelijke bepaling in een huishoudelijk reglement dus niet is toegestaan.
