Het is belangrijk om een gestructureerd archief bij te houden. Niet alleen voor jezelf maar ook voor de leden. Het archief moet volledig zijn, overzichtelijk, voldoen aan de eisen van bewaren, toegankelijk zijn en de werkdruk verlichten.
Archief structureren
Redenen om een gestructureerd archief op te zetten zijn:
- Volledigheid: Bewaar alles wat belangrijk is. Dat wil niet zeggen dat je álles moet bewaren. Begin door met jouw medebestuursleden een lijst op te stellen van alle zaken die je wilt bewaren. Vermeld daarachter het ‘waarom’. Anders loop je alsnog in de valkuil alles te willen bewaren.
- Overzicht en structuur: Heb je de lijst met te bewaren stukken compleet, orden deze dan. Alle financiële documenten bij elkaar, alle officiële stukken, alle foto’s, alle verslagen. Organiseer jouw ordners of mappen in Windows Verkenner of een ander soortgelijk programma. Eén tabblad of submap voor elke groep.
- Voldoen aan bewaarplicht of als bewijs: De Belastingdienst, maar ook andere instanties, stellen eisen aan het bewaren van bepaalde documenten. Sommige paperassen moet je jarenlang bewaren. Veel verenigingen kiezen er daarom voor het archief te splitsen in een statisch deel (met alle oude stukken) en een dynamisch deel (met de stukken van het lopende jaar en van lopende acties en projecten).
- Toegankelijkheid: Het archief in jouw kast of op jouw computer is prima toegankelijk. Voor jou. Andere bestuursleden denken daar waarschijnlijk heel anders over. Zij zullen blij zijn als het dynamische deel van het archief ook in elektronische vorm op de website te raadplegen is.
- Verlichting van werkdruk: Als je stukken snel en gemakkelijk kunt vinden, kost het besturen van jouw vereniging minder tijd.
- Inzicht bieden in de historie van de vereniging.
- Verstrekken van informatie aan belangstellenden, bijvoorbeeld aan donateurs.
Deze laatste twee punten geven al aan dat je er niet bent met het in mappen stoppen van papier. Het is daarom verstandig een van de bestuursleden of vrijwilligers verantwoordelijk te maken voor het archief. De eerste taak van deze persoon is duidelijk te maken welke stukken op welke plek worden opgeborgen. Dit is niet alleen handig als het archief gevuld gaat worden. Ook wanneer stukken opgezocht moeten worden, bewijst zo’n lijst goede diensten.
Inzicht in archief
Noteer meteen wie inzicht in welk deel van het archief mag hebben. Ook dit kan je in diezelfde lijst vastleggen. Mogen alleen bestuursleden notulen van bestuursvergaderingen zien, of iedereen? Breid de lijst naar behoefte uit. Noteer bijvoorbeeld bewaartermijnen. Leg vast welke instanties de stukken kunnen opvragen. Maak duidelijk of het origineel in bruikleen meegegeven mag worden, of uitsluitend een kopie. En binnen welke termijn moet het origineel weer teruggegeven worden?
Startende verenigingen zijn in het voordeel. Zij kunnen, zonder veel extra inspanning, van meet af aan alle stukken in een digitaal archief onderbrengen. Een dergelijk archief is goed (selectief) toegankelijk, en er kan snel een goede kopie (backup) van worden gemaakt. Als je die op een andere locatie bewaart, is jouw archief meteen afdoende beschermd tegen brand, wateroverlast en andere calamiteiten.
Digitaliseren
Verenigingen met een rijke historie willen hun archief meestal graag digitaliseren, maar zien op tegen de hoeveelheid werk. Er zijn twee manieren om die hoeveelheid terug te brengen. De eerste mogelijkheid: archiveer alle binnenkomende stukken meteen digitaal, en digitaliseer ieder jaar het jongste nog niet gedigitaliseerde jaar. Eerst vorig jaar, daarna later twee jaar terug, daarna drie jaar terug, enzovoort. De tweede mogelijkheid: digitaliseer dit jaar de belangrijkste documenten (bijvoorbeeld alle jaarrekeningen en jaarverslagen). Volgend jaar digitaliseer je alle iets minder belangrijke documenten. Het jaar daarna de nog minder belangrijke documenten. Zo ruim je ook gelijk het archief op.