Schriftelijke waarschuwing

Een lid van een vereniging houdt zich niet aan de regels van de vereniging, of misdraagt zich op een andere manier. Het bestuur spreekt het lid hier op aan. Deze brief is een formele manier van aanspreken. De schriftelijke waarschuwing moet je echt zien als een sanctie. De brief is het begin van een dossier. De volgende stap is een schorsing en daarna zelf een royement. Het is altijd beter om te beginnen met de minst zware maatregel.

Wat je zelf moet opnemen in deze brief

De gegevens van het lid en de reden van de waarschuwing. Verwijs bij het onderbouwen van de reden bij voorkeur naar schriftelijke documenten. Denk aan het overtreden van het Huishoudelijk Reglement of de statuten. Gaat het om het overtreden van fatsoensnormen? Ook daar kan je een waarschuwing voor geven. Nadeel is dat die vaak niet zijn verankerd in de regels van de vereniging.

Je ontvangt de brief in 2 versie. In de u- en de jij-vorm. Je kan zelf kiezen welke versie je gebruikt. Is het gebruikelijk dat de vereniging iedereen met ‘jij’ aanspreekt, dan kies je voor die versie. Gebruik je liever de ‘u’-vorm, dan kies je voor die brief.

Samenvatting

Bevat de volgende bepalingen:

• grondslag voor de waarschuwing;
• aankondiging van melding dat het gedrag moet stoppen;
• uitleg van beroepsmogelijkheid.

Context waarschuwen van een lid

Een bestuur van een vereniging heeft relatief veel mogelijkheden om op te treden bij ongewenst gedrag van een lid van de vereniging. Natuurlijk is de eerst optie om iemand aan te spreken. Dat is ook vaak de meest passende manier. Wil dat niet helpen dan is een schriftelijke waarschuwing ook vaak een goed idee. Het is een relatief lichte sanctie. Tegelijk het feit dat een bestuur de moeite heeft genomen om te reageren zegt al genoeg.
Om een lid uiteindelijk uit de vereniging te zetten, het royement, heb je als bestuur een goed dossier nodig. Je kan tenzij het heel bont is, niet iemand zomaar uit de vereniging zetten. Vergelijk het met iemand ontslaan op het werk. Ook dat kan niet zomaar. Je moet als bestuur dus een dossier opbouwen. Daarin moeten bewijzen zijn die aantonen dat het bestuur al van alles heeft geprobeerd. Hier komt de schriftelijke waarschuwing dus goed van pas.