De Algemene Vergadering

• De algemene vergadering als orgaan
• Bevoegdheden algemene vergadering
• De AV als vergadering bijeenroepen
• Extra vergadering
• Onderwerpen
• Rolverdeling
• Commissies
• Kascommissie
• Algemene vergadering en online vergaderen

De algemene vergadering als orgaan

De leden van een vereniging bepalen voor de vereniging het beleid en activiteiten voor de komende periode. De leden hebben in principe alle bevoegdheden die niet door de wet zijn bepaald, of zijn opgedragen aan het bestuur of commissies. Dit laatste moet dan wel in de statuten zijn beschreven. Omdat het ondoenlijk is leden dagelijks te raadplegen over allerlei dagelijkse zaken of uitgaven, wordt een bestuur samengesteld. Dit gebeurt tijdens de algemene vergadering (AV).

De algemene vergadering is een wettelijk verplicht orgaan van iedere vereniging.

De AV heeft het laatste woord over de inhoud van de statuten. Alleen de AV kan besluiten van de vereniging ontbinden. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging en heeft eigen taken en verantwoordelijkheden. De AV mag dus niet besturen. Wel kan de AV, wanneer zij het niet eens is met het gevoerde beleid, aan de bestuurders ontslag verlenen.

Bevoegdheden algemene vergadering

Tot de bevoegdheid van de AV behoren in principe de volgende zaken:

• Wijziging van de statuten;
• Benoemen en afzetten van bestuurders;
• Benoemen en afzetten van commissarissen en – indien van toepassing – hun bezoldiging;
• Dechargeren van bestuurders (lees ook: wat is decharge?);
• Goedkeuring van de begroting en de jaarrekening;
• Het uitsluiten van een lid.

In de statuten kan worden vastgesteld dat bepaalde taken en bevoegdheden door de AV worden uitbesteed aan andere commissies. Als volgens de statuten commissies in het leven geroepen kunnen worden, wordt de macht van de AV enigszins beperkt. Zo kan het zijn dat er een geschillencommissie wordt ingesteld of een commissie voor beroep bij ontzetting uit het lidmaatschap.

De AV als vergadering bijeenroepen

De algemene vergadering moet minimaal één keer per jaar worden gehouden. Tussentijds kan het bestuur besluiten een extra vergadering of meerdere vergaderingen te houden. Het bestuur roept de leden bijeen. De oproeping gebeurt schriftelijk. Als de AV het heeft goedgekeurd, kan dit ook per e-mail. Als niet alle adressen van de leden bekend zijn, kan een advertentie worden geplaatst in de huis-aan-huiskrant van de plaats waar de vereniging toe behoort.

In de uitnodiging moet vermeld staan: wanneer, waar en op welke tijd de vergadering plaatsvindt. Daarnaast moet ook worden toegevoegd:

• Agenda van de vergadering;
• Jaarrekening;
• Jaarverslag;
• Begroting komende jaar.

Extra vergadering

Tussentijds kunnen leden ook verzoeken tot een extra algemene vergadering. Voorwaarde is dat minstens tien procent van de stemgerechtigde leden dit wil. Zij doen hiertoe een schriftelijk verzoek aan het bestuur. Het verzoek moet gemotiveerd zijn, met bijgevoegde agendapunt(en) voor de vergadering. Het bestuur is verplicht binnen vier weken deze vergadering te laten plaatsvinden. Gebeurt dit niet, dan kunnen de leden zelf een vergadering bijeen roepen.

Onderwerpen

Tijdens de jaarlijkse AV komen de volgende zaken (minimaal) aan de orde:

• Verkiezing en (her)benoeming bestuur;
• Wijziging of samenstellen van commissies (onder meer kascommissie voor het komende jaar);
• Het gevoerde beleid in het afgelopen jaar en het te voeren beleid in het komende jaar;
• Algemeen jaarverslag (wat heeft de vereniging het afgelopen jaar gedaan) en financieel verslag (inclusief een jaarrekening, waarin de inkomsten en uitgaven staan);
• Het verslag van de kascommissie van het afgelopen jaar;
• Definitieve begroting voor het lopende jaar en voorlopige begroting voor het komende jaar;
• Het behandelen van moties ((groepen) leden kunnen een verzoek indienen aan het dagelijks bestuur om iets te doen, of juist te laten);
• Wijzigingen van het huishoudelijk reglement;
• Vaststellen van de contributie voor het komende jaar en eventueel het inschrijfgeld.

Rolverdeling

Doorgaans is er een vaste rolverdeling tijdens de AV. Zo zal de voorzitter meestal de vergadering leiden. De penningmeester zal de jaarrekening toelichten. De kascommissie doet verslag van zijn bevindingen. De voorzitter is de persoon die het bestuur vertegenwoordigd en het woord voert namens het bestuur. Alleen tijdens specifieke punten neemt een van de andere bestuursleden het woord over.

Commissies

Tijdens de AV kunnen diverse commissies verslag doen van hun verrichtingen van het afgelopen jaar en eventuele wensen voor het komende jaar bespreekbaar maken. Een commissie is een groep mensen binnen de vereniging die een bepaalde taak hebben uit te voeren. Te denken valt aan bijvoorbeeld een wedstrijdcommissie. De commissie wordt meestal voor een bepaalde periode geïnstalleerd. Ook wel chargeren genoemd. Dit gebeurt tijdens de AV. Ook als er nieuwe leden in de commissie komen, moet de AV goedkeuring verlenen.

Kascommissie

De kascommissie geeft advies aan de AV om de financiële verslagen goed te keuren of af te keuren. De commissie brengt tijdens de AV verslag uit over de financiën. In het verslag staat beschreven op welke wijze de controle is uitgevoerd en worden de bevindingen vermeld. Stemt de kascommissie in met de financiële verantwoording, dan kan ze uit haar taak worden ontheven.

Algemene vergadering en online vergaderen

Door de corona maatregelen was het niet meer mogelijk om fysiek te vergaderen. In de spoedwet is toen en uitzondering gemaakt. Het was tijdelijk mogelijk om online te vergaderen, ook als dit niet in de statuten stond. Hier gelden wel een aantal voorwaarden. De vergadering moet voor alle leden online toegankelijk zijn. En de leden moeten de mogelijkheid hebben om voorafgaand aan de vergadering vragen in te sturen.

Sindsdien wordt er steeds vaker in statuten opgenomen dat de algemene vergadering ook online kan plaatsvinden. Dit kan veel voordelen hebben. Bijvoorbeeld als er leden zijn die van ver moeten komen of als er geen vergaderzaal beschikbaar is.

Let wel op! De vereniging kan alleen een online algemene vergadering inplannen als de statuten daarin voorzien. Voorzien de statuten daar niet in, dan moet de vereniging eerst de statuten aanpassen.