Een bankrekening voor een vereniging is een zakelijke bankrekening. Hier zijn andere eisen voor, zoals legitimatie van alle bestuursleden. Ook moet je ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel.
- Bankrekening voor de vereniging
- Eisen die de bank stelt
- Hoe vergelijk je de banken
- Bevoegdheden
- Aandachtspunten bij bankrekening
Bankrekening voor de vereniging
De vereniging is opgericht. Nu willen jullie een bankrekening openen. Dat kan alleen voor verenigingen die zijn ingeschreven in het Handelsregister. Wil je voor een informele vereniging een bankrekening? Dat kan ook, maar het is dan een particuliere rekening. In de naam van die rekening staat dan jouw naam en daarachter inzake Bridgeclub.
Voor alle andere verenigingen open je een zakelijke bankrekening. Waar moet je dan op letten als je die rekening gaat openen.
Eisen die de bank stelt
De exacte eisen die de bank aan de aan te leveren documenten stelt, kunnen van bank tot bank verschillen. Doorgaans volstaat de volgende papierwinkel:
- De naam van de vereniging.
- Het vestigingsadres.
- Een uittreksel Kamer van Koophandel (indien ingeschreven). Dit kan een gewaarmerkt papieren exemplaar zijn, of een gewaarmerkte elektronisch exemplaar. Kies je voor dit laatste, goedkopere alternatief, maak dan geen afdruk: die is niet geldig.
- Vermelding van de penningmeester en andere personen die over de rekening mogen beschikken op het uittreksel van de Kamer van Koophandel.
- Een (scan van) de notariële akte van oprichting. Neem bij een bezoek aan de bank wel het origineel mee, zodat een van de medewerkers het stempel “Origineel gezien” kan zetten.
- Van elk bestuurslid:
De functiebenaming.
De voor- en achternaam.
Het woonadres.
Een kopie paspoort of identiteitsbewijs. Ook het origineel meenemen.
Hoe vergelijk je de banken
Er zijn eigenlijk in Nederland niet heel veel banken die een zakelijke rekening aanbieden. De vaste kosten per rekening per jaar ontlopen elkaar bovendien niet erg.
Dat wil zeggen dat je goed moet kijken naar de kosten per transactie. Zeker in een vereniging met veel leden kan dat oplopen. Ook de mogelijkheden van integratie zijn erg belangrijk. Kan je de bankrekening integreren in je andere software. Ook belangrijk is of je te maken hebt met een betrouwbare bank. Zakelijke rekeningen vallen niet onder de garantie van de De Nederlandsche Bank. Valt je bank om dan ben je het geld dus kwijt.
Bevoegdheden
Voordat jullie een afspraak met de bank maken, doe je er goed aan vast te stellen welke bestuursleden ‘bevoegd‘ zijn. Wie mag betalingen verrichten en geld van de rekening overmaken? Mag die persoon dat zelfstandig doen? En tot welk bedrag? Welke handtekeningen zijn nodig om hogere bedragen over te maken?
Hiervoor moet je om te beginnen kijken in de statuten van de vereniging. Maar in aanvulling op de statuten kan een bestuur ook een interen regeling afspreken. Die afspraken zijn onderling geldig.
Aandachtspunten bij bankrekening
Banken hebben verschillende aanbiedingen. Let bij het openen van een bankrekening goed op alle hoofdlijnen en alle details.
- Welke kosten berekent de bank voor het betalingsverkeer, transactiekosten et cetera.
- Is de bankrekening te koppelen aan de boekhoudsoftware en/of de ledenadministratie? Hiermee kan je enorm besparen op de administratieve kosten.
- Kan online bankieren worden gecombineerd met het online bankieren van bestaande betaalrekeningen van bestuursleden?
- Willen jullie de contributie en mogelijke donaties innen via incasso’s, acceptgiro’s, iDEAL of via een andere methode? Welke contracten moeten worden afgesloten, en welke kosten zijn hieraan verbonden?
- Als er sprake is van lage(re) kosten dan bij andere banken, is dit dan te danken aan een actie, of is het voordeel permanent?