Declaratieformulier

In veel verenigingen moeten leden, bestuurders of vrijwilligers een declaratie indienen. Hiervoor is een declaratieformulier heel handig. Je hebt dan als organisatie de juiste gegevens voor de boekhouding. Gebruik je specifieke software voor verenigingen? Dan bevat die vaak ook een mogelijkheid om declaraties in te dienen.
Als je de zaken goed organiseert stel je als verenigingsbestuur eerst een declaratieregeling op. Daarin regel je wat er wel en niet gedeclareerd kan worden. Het declaratieformulier is dan een uitvloeisel van de declaratieregeling. Lees hier meer over declareren.

Wat je zelf moet opnemen op het formulier

Het is mooi als je zelf een logo toevoegt. Natuurlijk kan je een deel van de gegevens ook eenmalig invullen, zoals de naam van de vereniging. Je kan ook het mailadres waar je de declaratie wil ontvangen voorinvullen.

Samenvatting

Bevat de volgende bepalingen:

• opgave van de kosten die gedeclareerd worden;
• gegevens van de declarant;
• motivatie van de kosten.

Context declaratieformulier

Vrijwilligers en bestuursleden maken soms kosten voor de vereniging. Die kosten willen ze graag vergoed hebben. De vereniging moet iedere declaratie kunnen verantwoorden in de boekhouding. Daarom moeten de declaraties zoals de bonnen of facturen op een correcte manier binnenkomen. Zorg dat je naast de declaratie altijd duidelijk hebt waarvoor de declaratie heeft gediend. Voor de organisatie is dit de eenvoudigste manier om op een juridisch en fiscaal juiste manier. Het is altijd handig om er een declaratieregeling bij te maken. Zo is voor iedereen transparant wat en wanneer gedeclareerd kan worden.