Je kan potentiële leden op verschillende manieren benaderen. Dit kan een persoonlijke benadering zijn. Je kan ook sympathisanten benaderen of een wervingsbrief opstellen. Begin met een plan van aanpak.
- Voorbereiding en planning
- Plan van aanpak
- Doelgroep bepalen
- Materiaal
- De middelen
- Persoonlijke benadering
- Benaderen van sympathisanten
- Opstellen van een wervingsbrief
- Na afloop
Voorbereiding en planning
In de voorbereiding komen de volgende zaken aan bod:
- Samenstellen van een ledenwerfgroep die de volledige organisatie en uitvoering van de actie coördineert. Verdeel de taken.
- Bepalen van de ondersteuners/meehelpers aan de ledenwerfactie.
- Bepalen en doorspreken van het doel van de actie en de periode waarin de actie plaatsvindt.
- Maken van een tijdschema waarin de activiteiten en de verantwoordelijke personen zijn opgenomen.
- Informatie verzamelen van eerder gehouden ledenwerfacties: wat wil je daaruit overnemen?
- Advies inwinnen van andere organisaties of afdelingen die ervaring hebben opgedaan met succesvolle ledenwerfacties.
Plan van aanpak
Plan van aanpak
- Materiaal verzamelen
Voordat je begint, is het zaak eerst materiaal te verzamelen over de vereniging die je gaat helpen een krachtige wervingsboodschap te formuleren. Het is belangrijk dat je weet waar de vereniging voor staat, wat je uit wilt dragen en wat de doelen zijn.
- Doelgroep bepalen
Bij het werven van leden en donateurs is het bepalen van de doelgroep erg belangrijk. Wil je je richten op alle potentiele leden of heeft jouw vereniging bijvoorbeeld te weinig jonge leden en wil je die aantrekken?
- Budget vaststellen
Van groot belang in de wervingsactie(s) is om te weten hoeveel budget je beschikbaar hebt. Dit bepaalt welke middelen je in kan zetten en welke niet. Begroot van tevoren wat je wilt en kunt uitgeven, en probeer binnen het budget te blijven met jouw uitgaven. Afhankelijk van het budget weet je waar je aan kunt denken. Met een klein budget is een grote advertentie in een dagblad niet aan de orde, maar bijvoorbeeld wel een advertentie op een gerichte website.
- Aanbod en middelen
Hoe ga je jouw doelgroep bereiken en wat heb je te bieden? Handig is om hiervoor een analyse te maken van het aanbod en de middelen die je wilt gaan inzetten.
- Testen
Voordat de grote bulk e-mail, brochures, flyers of folders de deur uitgaat, is het verstandig een test uit te voeren. Bijvoorbeeld onder een speciaal testteam van een selecte groep leden, om erachter te komen wat de kwetsbaarheden van jouw actie zijn.
Zo kan je bijvoorbeeld ontdekken dat je een telefoonnummer vergeten bent te vermelden, of de url van de website. Ook kan je ontdekken dat de volgorde van de boodschap niet tot het juiste resultaat leidt. Bijvoorbeeld omdat het doel (“Word nu lid!”) te veel verstopt zit. - Evalueren
Aan het einde van de ledenwerfcampagne is het tijd voor de evaluatie. Heeft de actie het aantal leden opgeleverd dat je wilde? Wat kan er volgende keer beter en wat ging er goed? Was het budget realistisch? De resultaten kan je meenemen in jouw volgende actie.
Doelgroep bepalen
Jouw doelgroep is eigenlijk het antwoord op de vraag: welke nieuwe leden willen wij aantrekken?
- Jonge leden? Leden van middelbare leeftijd? Gepensioneerde leden?
- Mannen? Vrouwen?
- Alle mensen in de stad of het dorp?
- Kapitaalkrachtigen?
- Leden die twee jaar geleden hun lidmaatschap opzegden en die je graag weer wilt verwelkomen?
- Leden van collega verenigingen?
Wil je een rake boodschap in het hart van de doelgroep brengen, dan zal je moeten weten wie je wilt gaan werven. Pubers spreek je immers anders aan dan gepensioneerden en oud-leden anders dan nieuwe. Algemeen geldt: hoe meer de boodschap is gepersonaliseerd, hoe beter het resultaat.
Materiaal
Op basis van de gekozen doelgroep(en) pak je het verzamelde en geredigeerde materiaal er nog eens bij. Welke elementen uit dat materiaal passen bij de doelgroep? Wat moet je benadrukken, wat juist achterwege laten? Denk aan ook de toon. Jongeren tot 16 jaar spreek je anders aan dan vermogende particulieren. Orden en herschrijf het materiaal op de gekozen doelgroep en houdt ook alvast rekening met de middelen die je daarvoor inzet. Ga je met een geluidswagen door het dorp, dan moeten er gesproken teksten komen. En die stellen andere eisen dan teksten voor een flyer, folder of e-mail.
De middelen
De keuze in middelen is erg groot. Er zijn er talloze en elk middel heeft zijn eigen specifieke kenmerken in omvang en mogelijkheden. Denk daarbij aan:
- Flyers, folders en brochures;
- Krant of tijdschrift;
- Geluidswagen;
- Internet en e-mail;
- Leden werven leden.
Persoonlijke benadering
Het persoonlijk benaderen van potentiële leden heeft het meeste effect. Dit kan gebeuren door een brief, gesprek of via de telefoon. Dat gesprek, het persoonlijk contact kan plaatsvinden door de leden: leden werven leden.
Ook tijdens informele momenten zoals een verjaardag kan een gesprek worden aangeknoopt over jouw organisatie.
Benaderen van sympathisanten
Een effectieve manier van ledenwerven is het benaderen van personen die sympathiek staan tegenover jouw organisatie. Het inventariseren van deze potentiële leden kan op verschillende manieren:
- Vraag aan jouw leden om namen en adressen van sympathisanten door te geven. Bijvoorbeeld minimaal vijf nieuwe leden per persoon. Deze kunnen zij per mail doorgeven of op een formulier dat je hier speciaal voor ontwikkelt.
- Je kan ledenwervers ook belonen. Bijvoorbeeld door een bonus toe te kennen bij iedere vijf nieuwe leden en/of door prijzen te verloten. Hoe meer leden iemand werft, hoe meer deze persoon kans maakt op een prijs.
- Doe mee aan markten, beurzen en bijeenkomsten waar je jouw organisatie kunt presenteren. Zorg dat mensen zich ter plekke als lid kunnen aanmelden. Bedenk ook acties waarmee je e-mailadressen verkrijgt. Bijvoorbeeld door een prijs te verloten aan mensen die hun adresgegevens bij je achterlaten.
- Belangstellenden die informatie hebben aangevraagd of aan een activiteit hebben meegedaan zijn ook potentiële leden. Voer eens een gesprekje met hen.
- Stel activiteiten die je speciaal organiseert voor vaste leden ook eens open voor ‘buitenstaanders’. Zorg voor een warm welkom.
Opstellen van een wervingsbrief
De wervingsbrief is een belangrijk instrument bij het benaderen van potentiële leden. Let daarbij op het volgende:
- Maak de brief niet te lang.
- Geef duidelijk aan waarom degene de brief ontvangt en wat er van hem/haar wordt verwacht.
- Maak helder wat de motieven zijn voor een lidmaatschap.
- Verdiep je in wat de ontvanger wil weten en sluit daar op aan.
- Gebruik zoveel mogelijk een persoonlijke adressering en aanhef.
- Gebruik zoveel mogelijk een ontvangersgerichte persoonlijke stijl met woorden als: je, u, wij, ons en jouw.
- Bedenk altijd een persoonlijke afsluitende zin.
- Zorg voor een persoonlijke ondertekening met de hand.
- Zorg voor een reageermogelijkheid. Geef aan waar je op te bereiken bent.
- Persoonlijke contacten zijn nog altijd het meest effectief bij het werven van leden. Dat geldt ook als je brieven stuurt. Laat ‘ledenwervers’ in dat geval één of twee weken na het versturen van een brief contact opnemen met de geadresseerden via een telefoongesprek of bezoek.
Na afloop
Denk bij de afronding van de ledenwerfactie aan het volgende:
- Zorg dat je de namen en adressen van nieuwe leden zorgvuldig op een centrale plaats noteert en beheert. Zorg voor een goede ledenadministratie.
- Lang niet iedereen die is benaderd, wil meteen lid worden. Soms twijfelt men nog en wil men graag meer informatie. Zorg er voor dat je toezeggingen die je doet ook waarmaakt. Houdt verder een lijst bij met geïnteresseerden, wellicht kan je ze later een keer uitnodigen voor een activiteit of meenemen in jouw volgende actie.
- Maak het resultaat bekend aan de leden van de ledenwerfgroep en alle helpers van deze actie. Dit kan degenen die niet zoveel actie hebben ondernomen, of weinig succes hadden, stimuleren om de volgende keer nog eens extra hun best te doen.
- Op een goed resultaat mag je best trots zijn. Maak het resultaat daarom ook bekend aan de leden en alle betrokkenen.
Lees ook: Hoe kunnen we leden behouden?
