De vereniging heeft een reeks aan mogelijkheden om geld te innen. Belangrijk is dat dit goed is vastgelegd. Zoals wie mag er geld aannemen namens de vereniging. Hoe kan er betaald worden.
Geld innen of ontvangen
Contributies en donaties zijn voor verenigingen cruciale inkomsten om te kunnen functioneren en doelstellingen te verwezenlijken. Als bestuur is het jouw taak de inning of ontvangst van deze gelden goed te regelen. Wanneer en hoe wil je innen of ontvangen? En is goed betaalgedrag te stimuleren? Hoe je de contributie moet regelen in een vereniging hebben wij in een apart artikel uitgebreid beschreven.
Wie mogen innen en ontvangen?
Als het gaat om het innen of ontvangen van gelden richt de blik zich meestal op de penningmeester. Toch hoeft deze persoon lang niet altijd verantwoordelijk te zijn voor deze taak.
De oplossing kan zowel binnen als buiten de organisatie liggen:
- Leden/donateursadministratie: Is er iemand in het bestuur belast met de leden- of donateursadministratie? Dan is het zinvol deze bestuurder verantwoordelijk te maken voor het innen van de contributies of de ontvangst van donaties of (soms anonieme) giften.
- Speciale commissie: Heb je een commissie in het leven geroepen die een open dag organiseert en werkt deze commissie met een begroting? Laat de commissie dan verantwoordelijkheid dragen voor het verwerken van de opbrengsten.
- Administratiekantoor: Heeft het bestuur geen ervaring met het innen/ontvangen van gelden? Dan is er de mogelijkheid om dit uit te besteden, bijvoorbeeld aan een administratiekantoor. Uiteraard zijn hier kosten aan verbonden.
Tijdstip van innen
Het meest gebruikelijke moment om contributies en andere vaste inkomsten te innen is aan het begin van de maand, ook al omdat degenen die moeten betalen dan vaak voldoende geld op hun rekening hebben. Ook de frequentie van het innen speelt een rol. Je kan dit in één keer doen, of in termijnen spreiden: per maand, kwartaal, halfjaar of per jaar/seizoen.
Houd rekening met transactiekosten
Bij gespreide betaling zijn de termijnbedragen lager en is de kans op directe betaling groter. Bedenk wel dat de bank voor iedere overboeking kosten berekent: Je bent dus duurder uit dan bij inning ineens. Bij sommige banken is een aantal transacties in het pakket inbegrepen.
Factuur/Nota/Rekening
Een factuur is eigenlijk een verzoek tot overmaking via (internet)bank van een verschuldigd bedrag. Deze manier van innen is relatief goedkoop bij een gering aantal betalingen. Het vraagt een goede betalingsmoraal en moet goed worden nagekeken.
Automatische incasso
Met een automatische incasso kun je op een afgesproken datum automatisch de verschuldigde bedragen bij de leden of debiteuren incasseren. Deze methode is niet alleen voordeliger, je hebt ook meer zekerheid dat de gelden binnenkomen.
Bij onvoldoende saldo wordt het bijgeschreven bedrag weer teruggeboekt (gestorneerd). Je kan dan een betalingsherinnering sturen en daarin aankondigen de incasso circa 10 dagen later te herhalen. Als de betaling dan nog niet lukt, moet je andere maatregelen treffen.
Voeg bij het inschrijfformulier van de vereniging een incassomachtiging bij. Met het aanbieden van een korting maak je het nóg aantrekkelijker.
Ook voor donateurs is het verstandig te werken met een incasso. Dat is zeker het geval indien de donateur zich heeft verbonden tot een periodieke donatie.
Contant/Pinautomaat
Contant: Bekende betaalwijze voor het afrekenen van consumpties in de kantine of de aankoop van goederen in de clubwinkel. De contanten stort je op de rekening van de vereniging. Veel verenigingen schaffen het contante geld af. Dat scheelt heel veel kosten en de kans op fraude neemt enorm af.
Pinautomaat: Veilig pingemak via internet: het geld staat snel op de rekening en je hoeft geen kas op te maken. Een veilige keuze, je hebt immers minder contant geld in huis.
Betalen via jouw website of mail
Een snelle en makkelijke manier om betalingen te ontvangen, is als er direct via de website betaald kan worden. Bijvoorbeeld via iDeal, creditcard of eenmalige machtiging.
Je kunt een betaallink opnemen in een mail. Op die manier kunnen mensen direct vanuit de mail betalen.
Betaalgedrag stimuleren
Korting of extra voordeel werkt altijd goed. Grootgrutters, energiebedrijven, zorgverzekeraars en telecombedrijven varen er wel bij. Ook voor de vereniging zijn er mogelijkheden om het betaalgedrag met korting te stimuleren.
- Betalingskorting
Contributies en dergelijke zijn doorgaans bij vooruitbetaling verschuldigd. Je kan de betalingen positief beïnvloeden door prompte betalers korting te geven. Bijvoorbeeld 6% bij betaling ineens en 4% bij betaling in twee termijnen. Je beschikt eerder over het geld en het lid houdt er een goed gevoel aan over.
- Gezinskorting
Als er meerdere leden van één gezin bij de vereniging staan ingeschreven, is een gezinskorting van bijvoorbeeld 5% een uitstekende stimulans voor correcte betaling van de contributiebedragen.
- Actiecoupon bij betaling ineens
Veel clubs en verenigingen verstrekken bij betaling ineens een actiecoupon voor korting, bijvoorbeeld op aankopen bij een sportzaak die tevens sponsor van de vereniging is. De praktijk wijst uit dat leden dit weten te waarderen.
Aanmaning (eerste) niet betaalde contributie
Een eerste aanmaning, nadat jouw rekening voor de contributie niet is betaald. Met die eerste aanmaning geef je aan dat de betaaltermijn is verstreken. Je vraagt om directe betaling, maar uiterlijk binnen een termijn. Je hoopt dat het een vergissing was en houdt de relatie dus goed. De brief is de eerste stap om je geld te incasseren.