Het nut van commissies is dat je de opdrachten en werkzaamheden binnen de vereniging verdeeld. Hierdoor ontlast je het bestuur.
Commissie
In een commissie voert een (of meerdere) leden een opdracht uit. Er zijn tal van voorbeelden van commissies en commissarissen.
Financiële commissies, stemcommissie, ballotagecommissies, feestcommissie, wedstrijdcommissaris, materiaalcommissaris, excursiecommissaris, etcetera. Formeel kan je de leden van een commissie ook commissaris noemen. Wat is het nu van de commissies?
Voordeel van een commissie
Commissies worden over het algemeen ingesteld om het bestuur te ontlasten. Het is dus geenszins een verplichting om ze als vereniging in het leven te roepen. De enige verplichte commissie in een vereniging is (meestal) de kascommissie, die de boeken controleert. Dat is bij wet zo geregeld.
Andere commissies of commissarissen zijn er omdat je als bestuur het werk niet wilt of kunt doen. Zeker bij een sportvereniging kan je een bepaalde taak goed door anderen laten uitvoeren.
Voorbeelden van commissies
- De kascommissie is een verplichte commissie om de jaarrekening objectief te beoordelen.
- Een stemcommissie verlicht de taak van de voorzitter.
- De materiaalcommissaris beheert de spullen om de penningmeester te ontlasten.
- De onafhankelijke redactiecommissie draagt zorg voor de website en/of het verenigingsblad. Zij schrijven objectieve artikelen ter voorkoming dat het bestuur de leden te mooie verhalen voorschotelt.
Verhoudingen
Commissies zijn er dus voor bepaalde activiteiten of voor bepaalde doelgroepen. Elk orgaan van de vereniging kan een commissie instellen. Wat belangrijk is om hierbij te overwegen. Krijgt de commissie een zelfstandige bevoegdheid overgedragen? Dus mag de commissie zelfstandig besluiten nemen. Dan moet het orgaan dat de commissie instelt dat duidelijk vastleggen. Bijvoorbeeld de materiaalcommissie mag zelfstandig uitgaven doen tot 250 euro.
De commissie of de commissaris moet je officieel instellen. Dat betekent dat in de notulen van de vergadering moet zijn vastgelegd wanneer welke commissie is ingesteld en wat de opdracht is.
Voorbeelden van organen binnen de vereniging die een taak uitbesteden:
- De algemene vergadering stelt de kascommissie in.
- Het bestuur de feestcommissie.
- De voorzitter de stemcommissie.
Meer informatie over en voor kascommissies vind je in De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen. Zie www.kascommissiegids.nl.