Je moet onderscheid maken tussen bestuurlijke functies en taken. Het is gebruikelijk dat een vereniging drie bestuurders heeft. Een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Dat is echter niet verplicht. De functies kunnen ook gecombineerd worden. De taken die erbij horen moeten wel uitgevoerd.
Collectief bestuur
Een vereniging heeft een collectief bestuur. Intern kan je een bestuurder aanspreken op de uitvoering van de taken. Extern is het hele bestuur aansprakelijk als collectief.
Alle bestuurders hebben samen tot taak om het verenigingsbeleid uit te voeren en nieuw beleid voor te bereiden. Alle bestuurders zijn verantwoordelijk voor het voorbereiden van de bestuursvergaderingen. Het bestuur zorgt ook voor de voorbereiding van de algemene vergaderingen.
Basisfuncties bestuurlijke taken
In een bestuur moeten in ieder geval de volgende basisfuncties vertegenwoordigd zijn:
De voorzitter: De voorzitter is het gezicht van de organisatie, naar buiten en naar binnen. Zijn of haar taken zijn:
- Leiden van de algemene vergadering en de vergaderingen van het bestuur;
- Leiden van het bestuur (initiatieven nemen, coördineren en doen uitvoeren van bestuurswerkzaamheden);
- Vertegenwoordiging van de organisatie naar binnen en buiten.
Lees voor een uitgebreider overzicht ook: De taken van de voorzitter.
De secretaris: De secretaris is de schrijver van het bestuur en daarmee van de vereniging. Zijn of haar taken zijn:
- Brieven en andere stukken schrijven namens de organisatie;
- Archiveren van ontvangen brieven en bewaren afschriften van verzonden brieven;
- Verslagen en notulen maken van de diverse vergaderingen, zoals de vergadering en de bestuursvergaderingen. Deze taak kan gedelegeerd worden aan een griffier of notulist;
- Bijhouden van de ledenlijst. Ook deze taak kan hij of zij delegeren.
Lees voor een uitgebreider overzicht ook: De taken van de secretaris.
De penningmeester: De penningmeester beheert het geld van de organisatie. De taken van de penningmeester zijn het:
- Bijhouden van de kas en het beheren van de bankrekeningen;
- Doen en ontvangen van betalingen;
- Bijhouden van kas- en bankboek;
- Maken van het financieel jaarverslag;
- Bewaken van de plannen van het bestuur aan de hand van een begroting.
Een uitgebreid overzicht van de taken van de penningmeester staan in een apart artikel.
Daarnaast is er in een vereniging ook vaak een kascommissie aangewezen. Deze commissie controleert de kas en is verantwoordelijk voor het financieel verslag van de vereniging. Lees hier meer over de kascommissie.
Extra functies
Met de genoemde basisfuncties zou elk bestuur op een verantwoorde wijze kunnen functioneren. Elke toevoeging daaraan moet dus een reden hebben. Die reden kan liggen in de omvang van bestuurlijke taken, in de wenselijkheid mensen of groeperingen te binden en natuurlijk in deskundigheid. Enkele voorbeelden van extra functies zijn:
De vice-voorzitter: Zijn of haar taken zijn:
- Vervangen van de voorzitter ten tijde van afwezigheid;
- Toezien op het handelen van de penningmeester. Hiertoe ontvangt hij duplicaten van de bankafschriften, maar heeft geen tekenbevoegdheid.
De personeelsfunctie: Bestuurder speciaal belast met personele aangelegenheden. Functioneert als een soort personeelschef. Is overigens alleen van toepassing op verenigingen met personeelsleden op de loonlijst.
De bouwtechnische functie: Bestuurslid dat zich bezighoudt met het beheren van de gebouwen en materialen van de organisatie.
De vakinhoudelijke functie: Bestuurder met specifieke deskundigheid. Denk daarbij aan de onderwijsdeskundige in het schoolbestuur, de arts in het ziekenhuisbestuur.
De pr-functie: Bestuurslid met een speciale verantwoordelijkheid op het gebied van public relations. Kan conflicteren met de taken van de voorzitter. Maak daar goede afspraken over.
De waakhondfunctie: Een bestuurder die is aangewezen als vertegenwoordiger van een bepaalde groepering van belanghebbenden, met als taak één aspect van de organisatie te bewaken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een vertegenwoordiger van de kerk die het godsdienstig karakter van de organisatie bewaakt.
De ambassadeursfunctie: Bestuurder die uit hoofde van zijn functie of verdiensten belangrijk is voor de organisatie omdat hij of zij aanzien heeft in groeperingen die van belang zijn voor de organisatie. Meestal worden deze mensen overigens in een raad van advies of een commissie van aanbeveling opgenomen, niet in het bestuur.
De juridische functie: Bestuurslid met specifieke juridische kennis. Bij dit bestuurslid worden juridische vragen neergelegd.