Als een bestuurder overlijdt is het zaak hier gepast op te reageren. Dit geldt ook als er een lid van de vereniging overlijdt. In de statuten staat hoe er gehandeld moet worden.
Overlijden bestuurder
Niet alleen bij een huidig bestuurslid, maar ook bij een oud-bestuurder is het zaak om gepast te reageren op diens overlijden. Het is gebruikelijk om als voorzitter de familie persoonlijk te condoleren. Maar je kan hier natuurlijk ook doen wat jij in jouw situatie goed acht. Was de penningmeester bijvoorbeeld goed bevriend met de overledene, dan is hij eerder de aangewezen persoon. Valt een overlijden in de vakantie en zijn alle bestuurders het land uit, dan kan je vanaf jouw vakantie adres reageren of wachten tot je thuis bent. Vervolgens stelt het bestuur een overlijdensadvertentie op namens de vereniging en plaatst deze in de krant. Je kan daarnaast ook een overlijdensbericht op jouw website zetten.
Overlijden lid
Ook bij het overlijden van een lid geldt dat het respectvol is om een wedstrijd, dagje uit of een andere activiteit die vlak na het overlijden plaatsvindt af te lasten. De secretaris schrijft vervolgens het lid uit. Soms staat er in de statuten dat bij het overlijden van een lid, het lidmaatschap wordt vererft of overgedragen. Het lidmaatschap kan dan pas door de erfgenaam of degene aan wie het is overgedragen worden opgezegd aan het einde van het jaar of een andere termijn. Het is klantvriendelijker om in de statuten te zetten dat het lidmaatschap van een lid dat overlijdt, automatisch wordt ontbonden. Het veranderen van de statuten vergt echter een omslachtige procedure.
Uitschrijven bij handelsregister
Je moet de bestuurder uitschrijven bij de Kamer van Koophandel. Er is een automatische koppeling tussen het Handelsregister en het BRP. De bestuurder zal dus ook vanzelf uitgeschreven worden. Maar als je dit zelf doet kan je direct een nieuwe bestuurder invoeren. Misschien was het iemand met een functie en neemt een ander bestuurslid die functie nu (tijdelijk) over.
Kijk in de statuten
Het is ook zaak om direct even de statuten van de vereniging te raadplegen. Zo kan het zijn dat hier bepalingen in staan over de minimale omvang van het bestuur. En hoe te handelen in het geval het bestuur uit te weinig bestuurders bestaat.
Notulen omvang verenigingsbestuur
Een wijziging in de omvang van het verenigingsbestuur. Vanaf nu zijn jullie met meer of juist minder bestuursleden. Het is een formele zaak! Het is belangrijk om het besluit goed vast te leggen. Dat doe je met deze notulen voor een besluit van de algemene vergadering.