Door op een aantal punten te letten is de kans groter dat jouw subsidie aanvraag wordt toegewezen. Denk bijvoorbeeld aan het doel wat de vereniging wil bereiken, zorg dat je aan alle voorwaarden voor de subsidie aanvraag voldoet, ga op zoek naar gedeelde belangen en dien de aanvraag op tijd in.
- 1. Zorg voor een goede toekomstvisie
- 2. Wees op de hoogte van overheidsbeleid
- 3. Zorg voor een goed netwerk
- 4. Gedeelde belangen
- 5. Verzamel zoveel mogelijk informatie voor de aanvraag
- 6. Wees tijdig
- 7. Controleer of je de subsidie-optie werkelijk wilt
- 8. Wijs een verantwoordelijke aan
- 9. Zorg voor goede dossiervorming
- 10. Evalueer voortgang met verstrekker
1. Zorg voor een goede toekomstvisie
Subsidie is niets meer en niets minder dan een tegemoetkoming in kosten. Heeft de vereniging goed inzicht in hoe de vereniging zich in de toekomst wilt en gaat ontwikkelen? Een investeringsbegroting en een overzicht van de toekomstige activiteiten geven houvast. Je weet waar je kosten gaat maken en waar dus een subsidie het meest wenselijk is. Met een goede toekomstvisie kan je gerichter zoeken.
2. Wees op de hoogte van overheidsbeleid
Daar waar het overheidsbeleid parallel loopt met het organisatiebeleid, liggen subsidiekansen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende situaties:
- Je bent bezig op het gebied van cultuur, welzijn en sport;
- De vereniging organiseert activiteiten die integratie bevorderen;
- De vereniging gaat investeren in energiebesparende maatregelen.
Veel van deze informatie haal je uit de krant, vakbladen en regionale bladen. Ook op internet kan je veel subsidie-informatie vinden. Als je van de diverse beleidsterreinen een goed beeld hebt, kan je een match maken. Om de match goed te maken kan je je ook laten bijstaan door een deskundige adviseur.
3. Zorg voor een goed netwerk
Een andere organisatie voert een project uit en heeft daarvoor subsidie ontvangen. Als jouw vereniging een vergelijkbaar project gaat starten kan je ervaringen uitwisselen. Contact met bestuurders en ambtenaren is ook zeer zinvol. Zij kunnen jou attenderen op subsidiemogelijkheden. Zij kunnen jou ook doorverwijzen naar de juiste personen. Uiteindelijk levert dit kostbare informatie op die je kan gebruiken voor het indienen van een subsidie.
4. Gedeelde belangen
Sta je op het punt een project te starten? Of ben je voornemens te gaan investeren? Probeer dan te bepalen wie naast jou zelf belang heeft dat dit project doorgang vindt. Als je die persoon of organisatie kan benoemen dan heb je vaak de verstrekker van subsidiegeld te pakken.
5. Verzamel zoveel mogelijk informatie voor de aanvraag
Belangrijk is dat een aanvraag zo goed mogelijk aansluit bij het subsidieprogramma. Soms is het noodzakelijk dat je het subsidieproject iets wijzigt om binnen de voorwaarden te passen. Zorg dat je zoveel mogelijk informatie verzamelt over de voorwaarden waarop de subsidieverstrekker selecteert. Dat geldt zeker bij aanvragen die op kwaliteit met andere aanvragen moeten concurreren. Informatie die interessant is, is goede informatie en eventuele beleidsstukken (van de diverse overheden) rond het thema dat je indient.
Als het mogelijk is om een aanvraag al op voorhand voor te leggen aan een verstrekker, dan is het zinvol dit ook te doen. De informatie die hieruit komt, kan je gebruiken om een aanvraag sterker te maken. Of om alsnog af te zien van een aanvraag.
6. Wees tijdig
Subsidie is een stimuleringsmiddel dat je over het algemeen moet aanvragen voordat je verplichtingen bent aangegaan. Veel subsidies kennen bovendien deadlines of afgebakende openings- en sluitingstijden. Het indienen van een subsidieaanvraag wil nog wel eens een sluitpost zijn van een tijdplanning. Dit kan enerzijds leiden tot het niet halen van die deadlines of dat het project ondertussen begonnen is. Anderzijds heeft de kwaliteit van een project te leiden onder een te krappe tijdsplanning. Het voorleggen van een aanvraag lukt dan vaak niet eens. Wees er op tijd bij, ook omdat veel subsidieverstrekkers het geld vergeven onder het mom van ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’.
7. Controleer of je de subsidie-optie werkelijk wilt
Als de contouren van de subsidieaanvraag zichtbaar worden is het belangrijk dat je de optie met en zonder subsidie naast elkaar houdt. Welk traject is voor jou het aantrekkelijkst? Het kan zijn dat je, om voor subsidie in aanmerking te komen, het project hebt aangepast. Het is goed om nog eens na te gaan of de doelen worden behaald die je uiteindelijk wilt bereiken. Als het aanvragen van een subsidie bijvoorbeeld de voortgang in de weg staat of te veel werk vergt, kan je overwegen om alsnog zonder subsidie aan de slag te gaan.
8. Wijs een verantwoordelijke aan
Het is van belang dat iemand verantwoordelijk is voor de subsidieaanvraag en de realisatie van het project. Dit kan een medewerker zijn, maar ook een externe adviseur. Deze persoon is verantwoordelijk voor de voortgang en het resultaat. Zo voorkom je dat de subsidieaanvraag blijft liggen in de hectiek van uitvoering van het project.
Je dient aan te tonen dat je de door jou geclaimde kosten ook daadwerkelijk hebt gemaakt of jouw accountant moet dit verklaren. Verzamel daarom direct vanaf de start van de subsidieaanvraag bewijzen en leg deze systematisch vast. Dat bespaart jou veel tijd op het moment dat je jouw opleveringsformulier moet inzenden en bij een eventuele controle van de subsidieverstrekker of de Belastingdienst.
9. Zorg voor goede dossiervorming
Als je subsidie toegezegd hebt gekregen is het van belang dat je het project waarvoor je subsidie hebt aangevraagd ook gaat uitvoeren. Bij subsidietoezeggingen horen vaak ook verplichtingen. Aan die verplichtingen moet worden voldaan om de toegezegde subsidie ook daadwerkelijk te ontvangen.
10. Evalueer voortgang met verstrekker
Zeker bij omvangrijke projecten is het van groot belang om de subsidieverstrekker geregeld op de hoogte te stellen van de voortgang. Bij wijziging van het project gedurende de uitvoering is dit vaak een verplichting. Door regelmatig contact te onderhouden kan je vroegtijdig knelpunten signaleren en indien mogelijk oplossen.